Trabajos Finales de Graduación

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Propuesta para la digitalización de los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones de la Municipalidad de Heredia, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202
(Universidad Nacional, Costa Rica, 2024) Cordero Gutiérrez, Jackeline; Rojas Valerín, María de Jesús; Vargas Castro, Susana; Araya Muñoz, Isabel
Se realiza el informe denominado “Propuesta para la digitalización de los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones de la Municipalidad de Heredia, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202 como proyecto de graduación en la carrera de Administración de Oficinas. Este trabajo de investigación se realizó durante el periodo del 2022 al primer cuatrimestre de 2024 y obtuvo su viabilidad en el cuarto trimestre del2021, por parte de la institución en la que se aborda el proyecto. La principal problemática que presenta la Secretaría de Comisiones se debe a que sigue produciendo mayormente tipos documentales en soporte de papel que son de gran importancia para esta unidad municipal. Actualmente, como en las demás dependencias de la Municipalidadde Heredia, está implementando en sus funciones el uso del nuevo sistema de gestión documental electrónico institucional (SITD), creado por la institución en el 2023 y que es de uso obligatorio. Los tipos documentales en soporte de papel no son conservados correctamente ya que utilizan cajas de cartón. Además, hay inconvenientes con el uso del nuevo sistema de gestión documental electrónico debido a que solo permite almacenar tipos documentales originales y con firma digital. En el caso de la Secretaría de Comisiones, gestiona documentación que no es original (excepto las actas, correspondencia, formularios, etc.) y que se encuentra en soporte de papel, esto de acuerdo con la entrevista preliminar con las funcionarias de la Secretaría de Comisiones. Por ende, se presenta una propuesta sólida y eficiente con el fin de digitalizar los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202 para conservar y resguardar los tipos documentales por mayor tiempo. Por ello, se plantean y aplican los objetivos e instrumentos de investigación a los sujetos de estudio para la recolección de información y se determinan las categorías de estudio para analizar los procesos administrativos, los tipos documentales del fondo documental y los recursos tecnológicos de la Secretaría de Comisiones. Finalmente, la Secretaría de Comisiones apoya con funciones administrativas en la parte secretarial a todas las 57 comisiones municipales y cada una de ellas posee su espectivadocumentación. Por eso, la unidad municipal gestiona 75 tipos documentales entre los cuales se pueden mencionar las siguientes: correspondencia, actas, expedientes, solicitudes, formularios y transcripciones de acuerdos, de manera que esto genera una carga laboral constante durante todo el año.
Relación entre los perfiles de puestos del equipo secretarial del CIDE y las obligaciones y funciones que ejecutan dichos colaboradores y su impacto en el desempeño laboral
(Universidad Nacional, Costa Rica, 2024) Madrigal Chacón, Priscilla Alejandra; Ramírez Camacho, Noily; Hernández Cubero, Marco
Docencia en Educación (CIDE) y comprende el equipo secretarial en los puestos de técnico asistencial en servicios secretariales, técnico auxiliar en servicios secretariales y gestor operativo en servicios secretariales. En la actualidad, el Programa Desarrollo de Recursos Humanos de la Universidad Nacional se está abocando a procesos de reajustes en las funciones de los puestos y elaborando manuales de procedimientos, con el fin de ahorrar tiempo y que el nuevo personal que se contrate aprenda las funciones asignadas sin dilatar más de lo normal en este proceso. Respecto al tema de esta investigación, se constata que existen trabajos referidos a perfiles de puestos, liderazgo, adaptación y motivación dentro del clima organizacional; sin embargo, no existe uno que aborde, específicamente, el contraste entre los perfiles de puestos del equipo secretarial del Centro de Investigación y Docencia en Educación y su relación con las obligaciones y las funciones que ejecutan dichos colaboradores. Dentro de los trabajos consultados se encuentra el realizado por Sánchez et al (2008), el cual es un seminario de graduación que aborda el tema de las competencias necesarias en ofimática en la definición del perfil del graduado de la carrera de Educación Comercial en el cual se determinan las competencias del graduado de Educación Comercial de la Universidad Nacional durante el periodo del 2000 al 2008, que contribuyen al perfeccionamiento en el área de comunicación y redacción. Esta investigación considera a las personas graduadas en Educación Comercial, que obtuvieron el título de bachiller o licenciatura en esta carrera y que laboran actualmente como docentes en colegios técnicos del país, así como expertos en el tema. Otro atestado que se localiza es el elaborado por Narváez y Redondo (2015), que corresponde a un seminario de graduación para determinar las estrategias de enseñanza y aprendizaje basadas en un enfoque por competencias para la producción de documentos comerciales en el área secretarial. Se consulta, también, el Diccionario de Competencias dirigido afuncionarios/as administrativos de la Universidad Nacional, publicado en la Gaceta N.º 7, del 30 de abril del 2007, en el cual se aprueba la estructura de perfiles de cargos por competencias definitivas, según el área ocupacional, macroprocesos, niveles y perfiles de cargo (Universidad Nacional, 2012), vigente a partir del 1º de mayo de 2007, con base en el sistema de gestión por competencias. Este documento debe actualizarse constantemente, debido a que describe cada una de las competencias requeridas en el conjunto de perfiles de cargos propuestos en la institución.Este documento define competencia como aquella que complementa a la competencia predominante (necesaria para el desarrollo del cargo) pero que ocupa un peso menor en la valoración de los procesos. A su vez, competencia predominante es aquella que contiene los elementos e indicadores del nivel de desarrollo, para ejecutar la función sustantiva de un perfil de cargo y constituye un requerimiento vital para el desempeño idóneo. Las competencias citadas deben contrastar con el requerimiento de cada puesto y se dividen en institucionales, específicas y técnicas. Alles (2016) clasifica las competencias, de la siguiente manera: las cardinales, específicas gerenciales y las específicas por área. De la misma forma, define las primeras como aquellas que se refieren a lo más fundamental en una organización, las cardinales como aquellas que hacen referencia a lo principal o fundamental, las cuales representan los valores y características diferenciadoras entre una organización y otra, lo cual la facultan para lograr una estrategia. Este tipo de competencia reviste gran relevancia para una organización o empresa y dentro de ellas se pueden resaltar el respeto, la integridad, el compromiso, la responsabilidad social, entre otros. Continúa indicando Alles (2016), que las competencias cardinales, por su naturaleza, son requeridas por los funcionarios de una institución y define las competencias específicas como aquellas relacionadas con grupos de personas. Estas competencias se hacen necesarias entre todas aquellas personas que tienen a cargo a colaboradores. Alles (2016) indica que mediante las competencias laborales se responde a una actividad o tarea en el trabajo de un empleado: Las competencias son aquellas características personales que subyacen o determinan los comportamientos de una persona y que están casualmente relacionados con un desempeño bueno o excelente.

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