Relación entre los perfiles de puestos del equipo secretarial del CIDE y las obligaciones y funciones que ejecutan dichos colaboradores y su impacto en el desempeño laboral

Abstract

Docencia en Educación (CIDE) y comprende el equipo secretarial en los puestos de técnico asistencial en servicios secretariales, técnico auxiliar en servicios secretariales y gestor operativo en servicios secretariales. En la actualidad, el Programa Desarrollo de Recursos Humanos de la Universidad Nacional se está abocando a procesos de reajustes en las funciones de los puestos y elaborando manuales de procedimientos, con el fin de ahorrar tiempo y que el nuevo personal que se contrate aprenda las funciones asignadas sin dilatar más de lo normal en este proceso. Respecto al tema de esta investigación, se constata que existen trabajos referidos a perfiles de puestos, liderazgo, adaptación y motivación dentro del clima organizacional; sin embargo, no existe uno que aborde, específicamente, el contraste entre los perfiles de puestos del equipo secretarial del Centro de Investigación y Docencia en Educación y su relación con las obligaciones y las funciones que ejecutan dichos colaboradores. Dentro de los trabajos consultados se encuentra el realizado por Sánchez et al (2008), el cual es un seminario de graduación que aborda el tema de las competencias necesarias en ofimática en la definición del perfil del graduado de la carrera de Educación Comercial en el cual se determinan las competencias del graduado de Educación Comercial de la Universidad Nacional durante el periodo del 2000 al 2008, que contribuyen al perfeccionamiento en el área de comunicación y redacción. Esta investigación considera a las personas graduadas en Educación Comercial, que obtuvieron el título de bachiller o licenciatura en esta carrera y que laboran actualmente como docentes en colegios técnicos del país, así como expertos en el tema. Otro atestado que se localiza es el elaborado por Narváez y Redondo (2015), que corresponde a un seminario de graduación para determinar las estrategias de enseñanza y aprendizaje basadas en un enfoque por competencias para la producción de documentos comerciales en el área secretarial. Se consulta, también, el Diccionario de Competencias dirigido afuncionarios/as administrativos de la Universidad Nacional, publicado en la Gaceta N.º 7, del 30 de abril del 2007, en el cual se aprueba la estructura de perfiles de cargos por competencias definitivas, según el área ocupacional, macroprocesos, niveles y perfiles de cargo (Universidad Nacional, 2012), vigente a partir del 1º de mayo de 2007, con base en el sistema de gestión por competencias. Este documento debe actualizarse constantemente, debido a que describe cada una de las competencias requeridas en el conjunto de perfiles de cargos propuestos en la institución.Este documento define competencia como aquella que complementa a la competencia predominante (necesaria para el desarrollo del cargo) pero que ocupa un peso menor en la valoración de los procesos. A su vez, competencia predominante es aquella que contiene los elementos e indicadores del nivel de desarrollo, para ejecutar la función sustantiva de un perfil de cargo y constituye un requerimiento vital para el desempeño idóneo. Las competencias citadas deben contrastar con el requerimiento de cada puesto y se dividen en institucionales, específicas y técnicas. Alles (2016) clasifica las competencias, de la siguiente manera: las cardinales, específicas gerenciales y las específicas por área. De la misma forma, define las primeras como aquellas que se refieren a lo más fundamental en una organización, las cardinales como aquellas que hacen referencia a lo principal o fundamental, las cuales representan los valores y características diferenciadoras entre una organización y otra, lo cual la facultan para lograr una estrategia. Este tipo de competencia reviste gran relevancia para una organización o empresa y dentro de ellas se pueden resaltar el respeto, la integridad, el compromiso, la responsabilidad social, entre otros. Continúa indicando Alles (2016), que las competencias cardinales, por su naturaleza, son requeridas por los funcionarios de una institución y define las competencias específicas como aquellas relacionadas con grupos de personas. Estas competencias se hacen necesarias entre todas aquellas personas que tienen a cargo a colaboradores. Alles (2016) indica que mediante las competencias laborales se responde a una actividad o tarea en el trabajo de un empleado: Las competencias son aquellas características personales que subyacen o determinan los comportamientos de una persona y que están casualmente relacionados con un desempeño bueno o excelente.Teaching in Education (CIDE) and includes the secretarial team in the positions of technical assistant in secretarial services, technical assistant in secretarial services and operational manager in secretarial services. Currently, the Human Resources Development Program of the National University is focusing on processes of readjustment in the functions of the positions and preparing manuals of procedures, in order to save time and so that the new personnel hired learn the assigned functions without delaying this process more than normal. Regarding the subject of this research, it is noted that there are works referring to job profiles, leadership, adaptation and motivation within the organizational climate; however, there is not one that specifically addresses the contrast between the job profiles of the secretarial team of the Center for Research and Teaching in Education and its relationship with the obligations and functions that said collaborators perform. Among the works consulted is the one carried out by Sánchez et al (2008), which is a graduation seminar that addresses the issue of the necessary competencies in office automation in the definition of the profile of the graduate of the Commercial Education career, in which the competencies of the Commercial Education graduate of the National University during the period from 2000 to 2008 are determined, which contribute to improvement in the area of ​​communication and writing. This research considers people who graduated in Commercial Education, who obtained the bachelor's degree or licentiate in this career and who currently work as teachers in technical schools in the country, as well as experts in the subject. Another certificate that is located is the one prepared by Narváez and Redondo (2015), which corresponds to a graduation seminar to determine the teaching and learning strategies based on a competency-based approach for the production of commercial documents in the secretarial area. The Dictionary of Competencies for administrative officials of the National University, published in Official Gazette No. 7 of April 30, 2007, is also consulted. This approves the structure of job profiles by definitive competencies, according to the occupational area, macroprocesses, levels and job profiles (National University, 2012), in force as of May 1, 2007, based on the competency management system. This document must be constantly updated, because it describes each of the competencies required in the set of job profiles proposed in the institution. This document defines competency as that which complements the predominant competency (necessary for the development of the position) but which occupies a lesser weight in the evaluation of the processes. In turn, predominant competency is that which contains the elements and indicators of the level of development, to execute the substantive function of a job profile and constitutes a vital requirement for ideal performance. The competencies cited must be compared with the requirements of each position and are divided into institutional, specific and technical. Alles (2016) classifies the competencies as follows: cardinal, specific managerial and specific by area. Likewise, he defines the first as those that refer to the most fundamental in an organization, the cardinal as those that refer to the main or fundamental, which represent the values ​​and characteristics that differentiate one organization from another, which enable it to achieve a strategy. This type of competency is highly relevant for an organization or company and within them we can highlight respect, integrity, commitment, social responsibility, among others. Alles (2016) goes on to indicate that the cardinal competencies, by their nature, are required by the officials of an institution and defines the specific competencies as those related to groups of people. These competencies are necessary among all those people who are in charge of collaborators. Alles (2016) indicates that through work competencies one responds to an activity or task in an employee's work: Competencies are those personal characteristics that underlie or determine a person's behaviors and that are casually related to good or excellent performance.