Percepciones del personal secretarial de la Facultad de Filosofía y Letras sobre la influencia del uso de herramientas tecnológicas en teletrabajo para los procesos de comunicación con el cliente interno de la UNA en el 2020-2021

Abstract

Esta investigación nace por una necesidad de los funcionarios de la Universidad Nacional de Costa Rica (UNA) a partir de la declaratoria de emergencia nacional, como una forma de realizar el teletrabajo, esto nos llevó a incurrir en procesos novedosos a fin de tener una comunicación asertiva con el personal de secretariado y el cliente interno de la UNA, través de plataformas digitales y otros medios. Debido a la declaratoria de emergencia nacional por parte del Gobierno de la República de Costa Rica y del Ministerio de Salud, se emiten medidas de prevención con relación a la COVID-19, de igual forma la Universidad Nacional mediante las circulares de instrucción UNA-R-CINS-006-2020, UNA-CO-FCS-ACUE-140-2020, UNA-VD-DISC-003-2020, UNA-VD-DSC-004-2020 y UNA-R-DISC-007-2020, modifica las actividades académicas durante la situación de emergencia por COVID-19. Las herramientas tecnológicas permiten poseer acceso en tiempo real con el personal secretarial y el cliente interno, a través de las diferentes plataformas de telecomunicaciones, estas aplicaciones tecnológicas abarcan lo sistemas operativos que mantienen el objetivo de apoyar las actividades administrativas en entornos virtuales que se puedan utilizar para agilizar casi cualquier tarea. En el teletrabajo estas soluciones tecnológicas agilizan la gestión de procesos y de proyectos, mejorando la comunicación interna en los espacios virtuales. Muchos avances tecnológicos se han dado en momentos difíciles y se activó el modo de supervivencia que obliga a pensar e idear nuevas formas de seguir adelante en los procesos de comunicación. Fue un año de muchos retos, principalmente para aquellas instituciones que no contaban con soluciones para realizar trabajo de manera remota. Sin embargo, poco a poco se fueron implementando nuevas herramientas que buscaban facilitar esta nueva modalidad laboral, esto aportó diferentes plataformas como Zoom, Meet y Teams. Lo anterior ha sido todo un gran reto administrativo, ya que a pesar de que se contaba con las herramientas tecnológicas por parte de la Universidad Nacional, se dieron situaciones como la resistencia al cambio e innovación, por parte del personal secretarial. La adaptación a los nuevos cambios no es fácil en una organización, tanto para el personal actual como de nuevo ingreso, debido a que surge la emergencia sanitaria que hace que se replanteen los hábitos de vida, tanto a nivel personal como laboral. El uso del método mixto establece una descripción contextual de los escenarios que facilitan la intersubjetividad en la afinidad de la realidad, a través de una recolección de los datos que admite el estudio descriptivo.This research was born out of a need of the officials of the National University of Costa Rica (UNA) after the declaration of a national emergency, as a way to carry out teleworking, this led us to incur in novel processes in order to have an assertive communication with the secretarial staff and the internal client of the UNA, through digital platforms and other means. Due to the declaration of a national emergency by the Government of the Republic of Costa Rica and the Ministry of Health, preventive measures are issued in relation to COVID-19, likewise the National University through the instruction circulars UNA-R-CINS-006-2020, UNA-CO-FCS-ACUE-140-2020, UNA-VD-DISC-003-2020, UNA-VD-DSC-004-2020 and UNA-R-DISC-007-2020, modifies academic activities during the emergency situation due to COVID-19. Technological tools allow real-time access to secretarial staff and internal clients through different telecommunications platforms. These technological applications cover operating systems that maintain the objective of supporting administrative activities in virtual environments that can be used to streamline almost any task. In teleworking, these technological solutions streamline the management of processes and projects, improving internal communication in virtual spaces. Many technological advances have occurred in difficult times and survival mode was activated, which forces us to think and devise new ways to move forward in communication processes. It was a year of many challenges, mainly for those institutions that did not have solutions to carry out work remotely. However, little by little new tools were implemented that sought to facilitate this new work modality, which provided different platforms such as Zoom, Meet and Teams. This has been a great administrative challenge, since despite the fact that the National University had the technological tools, there were situations such as resistance to change and innovation on the part of the secretarial staff. Adapting to new changes is not easy in an organization, both for current and new staff, due to the health emergency that has caused people to rethink their lifestyle habits, both at a personal and professional level. The use of the mixed method establishes a contextual description of the scenarios that facilitate intersubjectivity in the affinity of reality, through a collection of data that allows for a descriptive study