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Trabajos Finales de Graduación

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Examinando Trabajos Finales de Graduación por Materia "ARCHIVOS LEGIBLES POR MAQUINA"

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    Propuesta para la digitalización de los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones de la Municipalidad de Heredia, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202
    (Universidad Nacional, Costa Rica, 2024) Cordero Gutiérrez, Jackeline; Rojas Valerín, María de Jesús; Vargas Castro, Susana; Araya Muñoz, Isabel
    Se realiza el informe denominado “Propuesta para la digitalización de los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones de la Municipalidad de Heredia, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202 como proyecto de graduación en la carrera de Administración de Oficinas. Este trabajo de investigación se realizó durante el periodo del 2022 al primer cuatrimestre de 2024 y obtuvo su viabilidad en el cuarto trimestre del2021, por parte de la institución en la que se aborda el proyecto. La principal problemática que presenta la Secretaría de Comisiones se debe a que sigue produciendo mayormente tipos documentales en soporte de papel que son de gran importancia para esta unidad municipal. Actualmente, como en las demás dependencias de la Municipalidadde Heredia, está implementando en sus funciones el uso del nuevo sistema de gestión documental electrónico institucional (SITD), creado por la institución en el 2023 y que es de uso obligatorio. Los tipos documentales en soporte de papel no son conservados correctamente ya que utilizan cajas de cartón. Además, hay inconvenientes con el uso del nuevo sistema de gestión documental electrónico debido a que solo permite almacenar tipos documentales originales y con firma digital. En el caso de la Secretaría de Comisiones, gestiona documentación que no es original (excepto las actas, correspondencia, formularios, etc.) y que se encuentra en soporte de papel, esto de acuerdo con la entrevista preliminar con las funcionarias de la Secretaría de Comisiones. Por ende, se presenta una propuesta sólida y eficiente con el fin de digitalizar los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202 para conservar y resguardar los tipos documentales por mayor tiempo. Por ello, se plantean y aplican los objetivos e instrumentos de investigación a los sujetos de estudio para la recolección de información y se determinan las categorías de estudio para analizar los procesos administrativos, los tipos documentales del fondo documental y los recursos tecnológicos de la Secretaría de Comisiones. Finalmente, la Secretaría de Comisiones apoya con funciones administrativas en la parte secretarial a todas las 57 comisiones municipales y cada una de ellas posee su espectivadocumentación. Por eso, la unidad municipal gestiona 75 tipos documentales entre los cuales se pueden mencionar las siguientes: correspondencia, actas, expedientes, solicitudes, formularios y transcripciones de acuerdos, de manera que esto genera una carga laboral constante durante todo el año.