Propuesta de una manual de administración de documentos basado en el programa de 8 pasos de la gestión documental, para la Comisión de Mujeres Líderes de la red indígena Bribri y Cabécar, en el periodo 2022 -2023.

Abstract

El objetivo de esta investigación es desarrollar un manual de administración de documentos basado en el programa de los 8 pasos de la gestión documental, en el que se establecen los principios y estrategias para el tratamiento adecuado de los documentos y la información, lo cual garantiza su acceso y conservación en la Comisión de Mujeres Líderes de la Red Indígena, Bribri y Cabécar (CML RIBCA), en el periodo 2022-2023. Para la investigación de este trabajo se cuenta con los colaboradores del grupo de mujeres líderes, a las cuales se les realiza una serie de entrevistas y cuestionarios para analizar el manejo de la gestión documental en esta entidad. El propósito es solventar la carencia de un proceso de gestión documental que actualmente no existe en la comisión. También, se aplica un diagnóstico FODA con el fin de determinar cuáles son las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas que tienen en el grupo de mujeres, y de esta forma, apoyar o mejorar en los ámbitos que así se requiera. Por otra parte, se realiza un manual en donde se incluirán los 8 pasos de la gestión documental, este manual es de mucha utilidad para la CML RIBCA ya que lo tienen como referencia para llevar a cabo un buen proceso de gestión documental. El manual se elabora por medio de la herramienta canva la cual se considera un instrumento perfecto, ya que contiene un sinnúmero de funciones como por ejemplo plantillas ya prediseñadas. Esta investigación lleva a conocer los beneficios que brinda contar con una buena gestión documental en las empresas y a su vez los riesgos que se cometen al no tener un buen manejo de la documentación, por lo cual se brinda recomendaciones para implementar cambios en los procesos de gestión documental.

The objective of this research is to develop a document management manual based on the 8-step document management program, which establishes the principles and strategies for the proper handling of documents and information, ensuring their access and preservation by the Commission of Women Leaders of the Bribri and Cabecar Indigenous Network (CML RIBCA) for the 2022-2023 period. For the research of this work, collaborators from the group of women leaders were involved, and a series of interviews and questionnaires were conducted to analyze the management of documents in this entity. The purpose is to address the lack of a document management process that currently exists within the commission. A analysis is also applied to determine the strengths, opportunities, weaknesses, and threats within the women's group, and thus support or improve where needed. A manual is also being developed that includes the eight steps of document management. This manual is very useful for the CML RIBCA as a reference for implementing a good document management process. The manual is developed using the canva tool, which is considered an ideal tool, as it includes countless functions, such as pre-designed templates. This research sheds light on the benefits of having good document management in companies and, at the same time, the risks that arise from poor document management. It provides recommendations for implementing changes in document management processes.