Propuesta de Aplicación de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) para la Mejora de los Procesos Organizativos en El Team Steam Group S.R.L

Abstract

Resumen. El presente escrito propone la aplicación de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para optimizar los procesos organizativos en Team STEAM Group, una entidad emergente en el sector educativo de Costa Rica, especializada en la certificación de metodologías STEAM. La propuesta se basa en una observación detallada del contexto organizacional, complementada por un trabajo de campo que incluye la aplicación de cuestionarios para diagnosticar las necesidades críticas de la organización. Los resultados reflejan la presencia de varios procesos manuales que pueden mejorar mediante la automatización y digitalización, integrando la tecnología en todas las actividades de la entidad. Identificadas las áreas críticas y delimitado el alcance del proyecto, se selecciona la gestión de información como el proceso clave para ser tratado con la solución TIC, debido a su impacto en los demás procesos organizativos. Se elabora con costo cero, gracias a la unidad de pasantías del TSG, un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI-TSG) basado en la norma ISO 27001, tropicalizado a las necesidades específicas del Team STEAM Group. Además, se diseña un sistema híbrido CRM-ERP denominado TSG Data Control, junto con una aplicación móvil, "Diagnóstico STEAM", que optimiza el trabajo de campo, mejorando la gestión de la información generada. Asimismo, se propone la implementación de Google Workspace para fomentar la productividad y el trabajo colaborativo remoto, aprovechando la modalidad híbrida de la entidad. La propuesta fue evaluada por un panel de expertos y patrocinadores mediante el método Delphi y grupos focales, siendo aprobada satisfactoriamente. Se crearon varios artefactos que facilitarán la implementación de la solución. Finalmente, se espera que esta propuesta sirva como guía para otras organizaciones que deseen mejorar sus procesos mediante TIC, brindando un mapa de ruta que ayude a las empresas emergentes a adoptar herramientas y mejores prácticas que optimicen sus actividades comerciales, otorgándoles ventajas competitivas en el mercado.Abstract. This paper proposes the application of Information and Communication Technologies (ICT) to optimize organizational processes in Team STEAM Group, an emerging entity in the educational sector in Costa Rica, specialized in the certification of STEAM methodologies. The proposal is based on a detailed observation of the organisational context, complemented by fieldwork that includes the application of questionnaires to diagnose the critical needs of the organisation. The results reflect the presence of several manual processes that can be improved through automation and digitalisation, integrating technology in all activities of the entity. Once the critical areas were identified and the scope of the project was defined, information management was selected as the key process to be addressed with the ICT solution, due to its impact on the other organisational processes. An Information Security Management System (ISMS-TSG) based on the ISO 27001 standard, tropicalised to the specific needs of the Team STEAM Group, is developed at zero cost, thanks to the TSG internship unit. In addition, a hybrid CRM-ERP system called TSG Data Control is designed, together with a mobile application, ‘STEAM Diagnosis’, which optimises field work, improving the management of the information generated. Likewise, the implementation of Google Workspace is proposed to promote productivity and remote collaborative work, leveraging the organization's hybrid approach. The proposal was evaluated by a panel of experts and sponsors using the Delphi method and focus groups and was successfully approved. Several artifacts were created to facilitate the solution's implementation. Finally, it is hoped that this proposal will serve as a guide for other organizations seeking to improve their processes through ICT, providing a roadmap to help startups adopt tools and best practices that optimize their business activities, giving them competitive advantages in the market.