Control automatizado de los activos fijos de la Biblioteca Joaquín García Monge de la Universidad Nacional

Abstract

Trata de un diagnóstico llevado a cabo en la Biblioteca "Joaquín García Monge" para evidenciar la necesidad de crear y ejecutar una aplicación automatizada que, de acuerdo con los requerimientos de la biblioteca, contenga la información de los activos fijos asignados a esta instancia, tales como equipo y mobiliario. Este trabajo es el resultado del proceso de aprendizaje del Plan de Estudios, de los cursos de tecnologías de la información que se imparte en la carrera de Licenciatura en Administración de la Escuela de Secretariado Profesional. Como complemento, se recibió el curso “Manejo de Access” impartido por la Escuela de Informática y se adquirieron conocimientos en el manejo de la base de datos “Microsoft SQL”. La importancia de este trabajo consiste en dotar a la Biblioteca "Joaquín García Monge" de una herramienta automatizada que compile los datos necesarios de los activos fijos que posee. Considerando que esta aplicación desde el punto de vista administrativo, conlleva a economía de tiempo, seguridad, fiabilidad; además de una mayor exactitud en el control de la información. En una forma rápida, actualizada y fácil de manejo, esta herramienta brindará información variada sobre los activos fijos en cuanto al número de placa asignado, ubicación, persona responsable, ingreso o salida, traslado y depreciación.

This study is an assessment conducted at the “Joaquín García Monge” Library to demonstrate the need to create and implement an automated application that, in accordance with the library’s requirements, contains information on the fixed assets assigned to the library, such as equipment and furniture. This project is the result of the learning process outlined in the curriculum for the information technology courses offered as part of the Bachelor’s Degree in Administration at the School of Professional Secretarial Studies. As a supplement, the student completed the “Access Management” course offered by the School of Computer Science and acquired knowledge in the use of the “Microsoft SQL” database. The significance of this project lies in providing the “Joaquín García Monge” Library with an automated tool that compiles the necessary data on its fixed assets. From an administrative standpoint, this application leads to time savings, security, and reliability, as well as greater accuracy in information management. In a fast, up-to-date, and user-friendly format, this tool will provide a variety of information on fixed assets, including assigned serial numbers, location, person in charge, entry or exit, transfer, and depreciation.