Metodología para implementar firma digital en la gestión documental de las oficinas de la Universidad Nacional de Costa Rica

Abstract

El presente trabajo expone una metodología de referencia para instituciones que requieren implementar firma digital certificada en sus procesos, esto cumpliendo con lo estipulado en la Ley 8454, sin dejar de lado lo que establece la Ley 7202, de manera que se brindan fases por seguir para implementar el proyecto siguiendo buenas prácticas. Se desarrolló en la Universidad Nacional de Costa Rica, específicamente en la Sección de Documentación y Archivo (SDA), utilizando como modelo la serie documental denominada: “Programas de cursos”, con ella se ilustra el cambio de paradigma en un proceso que realiza la Universidad, pero ahora incluyendo firma digital, por lo tanto, se brinda información sobre los recursos humanos, archivísticos y tecnológicos que se requieren para que el cambio sea fructuoso, permitiendo ofrecer un servicio de manera ágil y oportuna. Se destacan elementos vitales para la gestión de documentos electrónicos, como: plantillas, formato del documento, nomenclatura, flujos, tablas de plazos de conservación de documentos, metadatos y políticas.

Finalmente, utilizando esta metodología se podrá guiar para conocer aspectos que generan valor al implementar firma digital en la gestión de documentos.