Metodología para la Gestión Documental en el manejo de expedientes únicos digitales de la oferta académica de las universidades públicas del Consejo Nacional de Rectores, periodo 2020-2024

Abstract

El Trabajo Final de Graduación titulado Metodología de Gestión Documental en el manejo de expedientes únicos digitales de la oferta académica de las universidades públicas del Consejo Nacional de Rectores, periodo 2020-2024, se realiza bajo la modalidad de proyecto, con el fin de optar por el grado de Licenciatura en Administración de Oficinas. Este estudio se plantea debido a la problemática que tiene el Consejo Nacional de Rectores, respecto de la gestión documental de los expedientes únicos digitales, específicamente en la División Académica, lo cual se genera producto de la carencia de un instructivo que abarque la forma en que se deben elaborar y archivar los documentos en esos expedientes; es decir, un insumo con los lineamientos, formatos o documentación que deben contener, de tal manera que, contenga una explicación robusta de su funcionamiento, objetivos e importancia en la institución que garantiza una correcta trazabilidad. Como objetivo general se establece diseñar una metodología para la Gestión Documental en el manejo de los expedientes únicos digitales de la oferta académica de las universidades públicas, de la División Académica del Consejo Nacional de Rectores periodo 2020-2024. Aunado a este se presentan los objetivos específicos: 1. Diagnosticar la percepción de los funcionarios del Consejo Nacional de Rectores, en cuanto al manejo de los expedientes únicos digitales de la oferta académica de las universidades públicas. 2. Analizar los procesos administrativos para el manejo de expedientes únicos digitales de las universidades públicas del Consejo Nacional de Rectores. 3. Determinar los dispositivos electrónicos y las Tecnologías de Información y Comunicación necesarias para la digitalización de los expedientes únicos de la oferta académica de las universidades públicas del Consejo Nacional de Rectores. 4. Validar la propuesta de metodología de gestión documental electrónica para el expediente único de la oferta académica de las universidades públicas. Respecto de los aspectos metodológicos, la investigación se fundamenta, según el paradigma naturalista, con un enfoque cualitativo y de tipo descriptiva. La aplicación de los instrumentos de guía de entrevista y guías de observación permitieron obtener una serie de resultados que brindaron los seis sujetos en estudio, lo que permitió desarrollar las siguientes categorías: gestión documental, procesos administrativos, expedientes únicos, expediente electrónico, política estratégica de gestión documental, normativa y política del Archivo Nacional e impacto administrativo. Lo anterior conlleva a que el grupo investigador analizara una serie de aspectos, respecto de si las personas funcionarias conocen en qué consiste un expediente único digital para señalar así su importancia y utilidad, sin embargo, muestran un desconocimiento de la normativa nacional que los rige. Además, cuentan con un sistema especializado para garantizar su trazabilidad, accesibilidad y actualización, pero es importante la capacitación constante del personal y mayor recurso humano para que la gestión administrativa en la División Académica sea eficiente, eficaz y segura. Finalmente, este proyecto de graduación tiene como fin garantizar que el expediente único digital de la oferta académica de la División Académica sea un recurso de suma importancia para la gestión académica y administrativa de CONARE, por medio de la implementación de la propuesta de una metodología que guíe a la institución hacia la transparencia, la trazabilidad y la conservación en apego con la normativa vigente.

e Final Graduation Project, entitled "Document Management Methodology for Handling Digital Single Files of the Academic Offerings of Public Universities of the National Council of Rectors, 2020-2024," is being carried out as a project in order to obtain the Bachelor's Degree in Office Administration. This study arises from the challenges faced by the National Council of Rectors regarding the document management of digital single files, specifically within the Academic Division. These challenges stem from the lack of a comprehensive guide outlining how documents should be created and filed within these files; that is, a resource containing the guidelines, formats, and documentation that must be included, providing a robust explanation of their function, objectives, and importance to the institution, thus ensuring proper traceability. The overall objective is to design a methodology for Document Management in the handling of digital single files for the academic offerings of public universities within the Academic Division of the National Council of Rectors, for the period 2020-2024. In addition, the following specific objectives are presented: 1. To diagnose the perception of National Council of Rectors officials regarding the management of digital single files for the academic offerings of public universities. 2. To analyze the administrative processes for managing digital single files of the public universities of the National Council of Rectors. 3. To determine the electronic devices and Information and Communication Technologies necessary for the digitization of the single files for the academic offerings of the public universities of the National Council of Rectors. 4. To validate the proposed electronic document management methodology for the single file of the academic offerings of public universities. Regarding methodological aspects, the research is based on the naturalist paradigm, with a qualitative and descriptive approach. The application of interview guides and observation guides yielded a series of results from the six participants in the study, allowing for the development of the following categories: document management, administrative processes, single digital files, electronic files, strategic document management policy, regulations and policies of the National Archives, and administrative impact. This led the research team to analyze several aspects, including whether the staff members understand what a single digital file entails and its importance and usefulness. However, they demonstrated a lack of awareness of the national regulations governing it. Furthermore, while they have a specialized system to guarantee traceability, accessibility, and updates, ongoing staff training and increased human resources are crucial for efficient, effective, and secure administrative management within the Academic Division. Finally, this graduation project aims to ensure that the single digital record of the academic offering of the Academic Division is a resource of utmost importance for the academic and administrative management of CONARE, through the implementation of a proposed methodology that guides the institution towards transparency, traceability and preservation in accordance with current regulations.