Optimizar el soporte de los servicios que proporciona la Unidad de Desarrollo de la Vicerrectoría de Acción Social de la UCR

Abstract

La presente investigación se llevó a cabo en la Unidad de Desarrollo de la Vicerrectoría de Acción Social de la UCR, esta es una organización que cubre las necesidades de los miembros de la Vicerrectoría por medio de la prestación de servicios, los cuales abarcan la automatización de procesos que hace 5 años requerían trabajo manual y recursos físicos. La labor de la Unidad de Desarrollo ciertamente ha traído ventajas a la Vicerrectoría y a sus colaboradores, sin embargo, la forma en que se desenvuelve la operación diaria causa mucho retrabajo y, por lo tanto, las actividades no avanzan de la manera estimada, generando atrasos en las fechas de los entregables. Tras la realización del estudio de casos en la Unidad de Desarrollo, se evidenciaron varias carencias, algunas de las cuales son generadores de inestabilidad a la prestación de los servicios. Entre los principales Figura la falta de definición formal en sus procesos y el desconocimiento en gestión de servicios y/o proyectos. Con base en los hallazgos, se desarrolló una propuesta de solución que abarca los puntos de mejora inmediatos, la misma tiene elementos de gestión de servicios y de proyectos; el enfoque de la propuesta es el de formalizar procesos e introducir el uso de herramientas que apoyen la operación diaria. Una vez que se aplicó un subconjunto de elementos de la propuesta, se encontraron triunfos y puntos de mejora, estos fueron documentados y, posteriormente, fueron parte de las conclusiones y recomendaciones. Finalmente, según lo aprendido a lo largo de la investigación y la aplicación, se definieron estrategias futuras para la mejora de la propuesta.