Propuesta de mejora al modelo de gestión documental de la empresa Inversiones Confines S.A., por medio de la elaboración de un manual basado en la familia de las normas ISO 30300 a 30302, que permita contribuir con la efectividad de los procesos documentales para el periodo 2022-2023.

Abstract

La administración de oficinas es fundamental para el éxito de las empresas, ya que es el área encargada de asegurar que se ejecuten de manera eficiente y productiva todos los recursos y actividades administrativas, de esta manera las empresas logran sus objetivos planificados sin tener que obstaculizar sus procesos de desarrollo. La presente investigación se realiza en el período comprendido entre el 2022 y 2023 en Inversiones Confines S.A, empresa que se dedica a la venta de materiales de construcción y artículos para el hogar y se encuentra ubicada en Heredia, Sarapiquí, Horquetas barrio La Victoria. Se aborda la problemática planteada originalmente por la gerencia de la empresa sobre una ineficiente gestión documental en la empresa Inversiones Confines S.A. El trabajo de investigación tiene como objetivo mejorar el modelo de gestión documental de la empresa mediante la elaboración de un manual basado en las normas ISO 30300 a 30302. El propósito de este manual es contribuir con la efectividad de los procesos documentales de la empresa a partir del período 2022-2023. Se debe realizar una revisión bibliográfica sobre la gestión documental y las normas ISO que contribuya a formar una referencia que sirva de base para la investigación. La investigación es de tipo exploratoria, lo que permite analizar y evaluar el sistema de gestión documental actual y determinar las posibles carencias o fallos en los procesos de administración de archivos. Para ello, se siguen los lineamientos internos establecidos por la empresa con el fin de identificar los puntos de mejora necesarios en la gestión documental y proponer soluciones efectivas que contribuyan con la optimización del manejo de la información y los documentos en la organización. Además, se utilizan herramientas de diagnóstico, como por ejemplo un análisis FODA que permita sobre todo resaltar las oportunidades y amenazas para su intervención. Con lo anterior se quieren establecer brechas de oportunidad con base en la matriz de la familia ISO 30301. Eso permite realizar una matriz comparativa para establecer los riesgos y las oportunidades de mejora en el desempeño de la gestión documental. Como complemento se investiga al personal administrativo que tiene contacto directamente con los documentos de la empresa debido a que son los informantes clave, lo cual se realiza mediante encuestas y sondeos. Por último, se propone la elaboración del manual basado en la familia de normas ISO 30300 a 30302, que incluye los requisitos y principios para la gestión de documentos, así como las directrices para su implementación. Se concluye que la implementación del manual puede contribuir significativamente con la mejora de la gestión documental de la empresa, brindando beneficios como una mayor eficiencia, transparencia y confiabilidad en la gestión de la información.

Office administration is fundamental to the success of companies, as it is the area responsible for ensuring that all administrative resources and activities are carried out efficiently and productively, enabling companies to achieve their planned objectives without hindering their development processes. This research is being conducted between 2022 and 2023 at Inversiones Confines S.A., a company that sells construction materials and household items and is located in Heredia, Sarapiquí, Horquetas, La Victoria neighborhood. It addresses the problem originally raised by the company's management regarding inefficient document management at Inversiones Confines S.A. The research aims to improve the company's document management model by developing a manual based on ISO standards 30300 to 30302. The purpose of this manual is to contribute to the effectiveness of the company's document processes from the 2022-2023 period onwards. A literature review on document management and ISO standards should be conducted to help form a reference that will serve as the basis for the research. The research is exploratory in nature, allowing for the analysis and evaluation of the current document management system and the identification of possible gaps or failures in the file management processes. To this end, the internal guidelines established by the company are followed in order to identify areas for improvement in document management and propose effective solutions that contribute to the optimization of information and document handling within the organization. In addition, diagnostic tools are used, such as a SWOT analysis, which allows opportunities and threats for intervention to be highlighted. The aim is to establish opportunity gaps based on the ISO 30301 family matrix. This allows a comparative matrix to be created to establish the risks and opportunities for improvement in document management performance. As a complement, administrative staff who have direct contact with company documents are surveyed, as they are key informants. Finally, the development of a manual based on the ISO 30300 to 30302 family of standards is proposed, which includes the requirements and principles for document management, as well as guidelines for its implementation. It is concluded that the implementation of the manual can significantly contribute to the improvement of the company's document management, providing benefits such as greater efficiency, transparency, and reliability in information management