Análisis de la gestión documental y su incidencia en los procesos administrativos de las oficinas pertenecientes a la Asociación de Padres de Familia y Amigos de la Persona con Discapacidad (ASOPAFAM) de Pérez Zeledón durante el periodo 2024

Abstract

El proyecto sobre el “Análisis de la gestión documental y su incidencia en los procesos administrativos de las oficinas pertenecientes a la Asociación de Padres de Familia y Amigos de la Persona con Discapacidad (ASOPAFAM)”, es de relevancia porque permite conocer la implementación desarrollada y el uso de la gestión documental en las oficinas administrativas de sus dos programas CAIPAD y del Hogar Grupal ASOPAFAM. La gestión documental se refiere al manejo, administración y planificación de documentos que han sido producidos y recibidos en la organización. Esta investigación permite conocer a detalle cómo manejan la documentación en las oficinas, así como los procesos administrativos que ejercen, las herramientas tecnológicas que utilizan, y los procedimientos que aplican con referencia a políticas, protocolos y normas. Por ello, se establece como objetivo general analizar cómo los administradores implementan la gestión documental en las oficinas, seguidamente se plantean objetivos específicos, los cuales buscan estrategias que mejoren los procesos administrativos, asimismo, identificar las herramientas tecnológicas utilizadas, clasificar los procedimientos que realizan, y diseñar una propuesta que fomente la eficiencia en los procesos ejecutados en la Asociación. Los objetivos de la investigación contemplan 4 variables de estudio que facilitan el proceso y centran el análisis, los cuales son gestión documental, procesos administrativos, herramientas tecnológicas, y procedimientos, que contribuyen con la elaboración de instrumentos para una efectiva recolección de datos y así elaborar una propuesta que permita la mejora en los procesos de gestión documental y procesos administrativos en las oficinas de la Asociación. La metodología de este proyecto contiene un enfoque cualitativo como cuantitativo, en donde se abarcan datos numéricos, cualidades, entre otros. Además, se realiza el estudio de los datos conseguidos a través de los instrumentos, lo cual conlleva un estudio sobre los conocimientos de las administradoras, funcionarios, usuarios y estudiantes de la Asociación, según los objetivos de la investigación. Los resultados obtenidos detallan el alcance de la gestión documental en el desarrollo de los procesos administrativos realizados en los programas pertenecientes a la Asociación. Para finalizar, se describen las conclusiones y recomendaciones acerca de los datos recolectados y analizados en esta etapa del proyecto, así como posibles soluciones dirigidas a las necesidades presentadas según la investigación realizada y la información obtenida para mejorar los procesos administrativos de la organización.

The project on the “Analysis of document management and its impact on the administrative processes of the offices belonging to the Association of Parents and Friends of Persons with Disabilities (ASOPAFAM)” is relevant because it provides insight into the implementation and use of document management in the administrative offices of its two programs, CAIPAD and Hogar Grupal ASOPAFAM. Document management refers to the handling, administration, and planning of documents that have been produced and received by the organization. This research provides detailed information on how documentation is handled in the offices, as well as the administrative processes they carry out, the technological tools they use, and the procedures they apply with reference to policies, protocols, and standards. Therefore, the general objective is to analyze how administrators implement document management in the offices. Specific objectives are then set, which seek strategies to improve administrative processes, identify the technological tools used, classify the procedures they carry out, and design a proposal that promotes efficiency in the processes executed in the Association. The research objectives include four study variables that facilitate the process and focus the analysis, which are document management, administrative processes, technological tools, and procedures. These contribute to the development of instruments for effective data collection and thus to the development of a proposal that allows for the improvement of document management and administrative processes in the Association's offices. The methodology of this project includes both a qualitative and quantitative approach, covering numerical data, qualities, and other aspects. In addition, the data obtained through the instruments is studied, which involves a study of the knowledge of the Association's administrators, officials, users, and students, according to the objectives of the research. The results obtained detail the scope of document management in the development of administrative processes carried out in the Association's programs. Finally, the conclusions and recommendations regarding the data collected and analyzed in this stage of the project are described, as well as possible solutions aimed at the needs presented according to the research carried out and the information obtained to improve the organization's administrative processes.