Propuesta de modelo de gestión documental y automatización como base para estandarización del proceso aduanero de la empresa HP. ING. en Colombia: Un estudio de caso

Abstract

Con el propósito de mantenerse vigentes en los mercados modernos, las empresas deben de revisar y actualizar sus procesos de manera que estos reflejen la realidad de sus operaciones. El siglo XXI ha iniciado con grandes cambios en la forma en que el ser humano interactúa con su entorno. La llamada “cultura digital”, ligada al crecimiento de la internet ha transformado el escenario a medios virtuales. El reto de las empresas actuales es, por tanto, lograr transmitir a sus colaboradores los conocimientos que desarrollan, así como fomentar con ello un ambiente de innovación que permita generar y mantener ventajas competitivas para la compañía. El sistema de gestión de conocimiento es punto fundamental para esto, y debe estar alineado con los cambios que se están dando en la práctica. A partir de teorías de autores como Michael Porter sobre la generación de ventajas competitivas y el modelo de gestión de conocimiento de Davenport, y con la aplicación de instrumentos como mapas conceptuales, entrevistas y diagramas de pescado, se procura en el presente análisis de caso cubrir los objetivos planteados y establecer recomendaciones para modernizar el sistema de gestión de la empresa HP Colombia S.A.S., específicamente para el área de procesos aduaneros, con el fin de que este no sea un simple repositorio de información y se convierta en una herramienta de interacción que anticipe desviaciones y genere nuevos conocimientos. Los resultados de la aplicación de instrumentos reflejan áreas de oportunidad en la homologación de términos, así como alguna redundancia en procedimientos escritos y falta de indicadores para medir su efectividad, lo que sirve de base para una propuesta de simplificación de estructura de secciones y estandarización de términos, también la implementación de secciones que establezcan metas claras de desempeño y criterios de éxito que puedan ser monitoreados. Otro factor clave identificado es el de transmisión de conocimiento, por lo que se sugiere crear un currículo educativo que abarque las bases que los participantes del proceso deben tener para una adecuada ejecución de sus funciones, el cual se recomienda sea documentado dentro del control de cada procedimiento.

In order to stay current in modern markets, companies must review and update their processes so that they reflect the reality of their operations. The 21st century has begun with great changes in the way in which human beings interact with their environment: the so-called "Digital Culture", linked to the growth of the Internet, has transformed the scenario to virtual media. The challenge for today's companies is, therefore, to be able to transmit the knowledge they develop to their collaborators and thereby promote an environment of innovation that allows the generation and maintenance of competitive advantages for the company. The knowledge management system is a fundamental point for this and must be aligned with the changes that are taking place in practice. Based on the theories of authors such as Michael Porter on the generation of competitive advantages and Davenport's knowledge management model, and with the application of instruments such as concept maps, interviews and fish diagrams, this case analysis sought to cover the proposed objectives and establish recommendations to modernize the management system of the company HP Colombia S.A.S, specifically for the area of customs processes, so that this is not a simple information repository and becomes an interaction tool that anticipates deviations and generate new insights. The results of the application of instruments reflect areas of opportunity in the homologation of terms, as well as some redundancy in written procedures and lack of indicators to measure their effectiveness, which serves as the basis for a proposal to simplify the structure of sections and standardization of terms, as well as the implementation of sections that establish clear performance goals and success criteria that can be monitored. Another key factor identified is the transmission of knowledge, for which it is suggested to create an educational curriculum that covers the bases that the participants in the process must have for an adequate execution of their functions, which is recommended to be documented within the control of each procedure.