Análisis de los tipos documentales del Departamento de Gestión Técnica de Infraestructura Vial Municipal de la Municipalidad de Coto Brus en su paso hacia la digitalización documental, periodo 2023-2024

Abstract

El presente informe, titulado “Análisis de los tipos documentales del Departamento de Gestión Técnica de Infraestructura Vial Municipal de la Municipalidad de Coto Brus en su paso hacia la digitalización documental, periodo 2023-2024”, se desarrolla como trabajo final de graduación en la carrera de Administración de Oficinas. La investigación se llevó a cabo durante el 2024 y su viabilidad fue declarada en el segundo trimestre del 2024, por parte de la institución en estudio. La principal problemática que presenta el Departamento de Gestión Técnica de Infraestructura Vial Municipal consiste en que el personal no conoce en su totalidad la norma técnica para el análisis de los tipos documentales la cual es de gran relevancia para esta unidad. Esto de acuerdo con la entrevista preliminar con los funcionarios del departamento. Actualmente, el departamento presenta un proyecto en conjunto con una institución de educación superior estatal en el que están a la espera de aprobación presupuestal por parte de la Municipalidad de Coto Brus. Asimismo, está implementando en sus funciones el uso de un nuevo sistema de gestión documental electrónico, creado por la Universidad de Costa Rica (UCR), con el fin de facilitar el flujo de trabajo. Sin embargo, se identificó que los tipos documentales en soporte de papel no son conservados adecuadamente, pues se almacenan en cajas de cartón, lo que representa un riesgo para su integridad y conservación a largo plazo.

This report, entitled "Analysis of the document types of the Department of Technical Management of Municipal Road Infrastructure of the Municipality of Coto Brus in its move towards document digitization, period 2023-2024," was developed as a final graduation project in the Office Administration degree program. The research was carried out during 2024 and its feasibility was declared in the second quarter of 2024 by the institution under study. The main problem faced by the Technical Management Department of Municipal Road Infrastructure is that the staff is not fully familiar with the technical standard for the analysis of document types, which is of great relevance to this unit. This is according to the preliminary interview with department officials. Currently, the department is presenting a joint project with a state higher education institution that is awaiting budget approval by the Municipality of Coto Brus. It is also implementing the use of a new electronic document management system, created by the University of Costa Rica (UCR), in order to facilitate workflow. However, it was identified that paper-based documents are not properly preserved, as they are stored in cardboard boxes, which poses a risk to their integrity and long-term preservation.