Formulación del Plan Táctico 2018-2021 de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil de la Universidad Técnica Nacional

Abstract

La Vicerrectoría de Vida Estudiantil es la instancia de la Universidad Técnica Nacional (UTN), encargada de ejercer la dirección política, técnica superior y dirección funcional, en las áreas de gestión sobre los temas estudiantiles. Esta Vicerrectoría también tiene la responsabilidad de “favorecer el desarrollo integral de los estudiantes, colaborando con la consecución de su meta académica mediante la propuesta de programas y servicios dirigidos a atender las necesidades de la población aprendiente, en un marco de igualdad de oportunidades, garantía de derechos y equidad” (Universidad Técnica Nacional, 2015, p. 22). Para ejecutar sus funciones, la Vicerrectoría está conformada por la Vicerrectora, Asesora Técnica y la Asistente Administrativa; la cual se hace acompañar de cuatro Áreas de Coordinación Universitaria; así como, de cinco Áreas de Vida Estudiantil (AVE) en cada una de las Sedes de la Universidad. En la actualidad, la Vicerrectoría de Vida Estudiantil responde a la misión institucional, pero no cuenta con una propuesta táctica formal, lo cual hace que su gestión tenga un enfoque operativo, que responde en mayor parte a las necesidades cotidianas de la Institución. El objetivo de este trabajo final de graduación responde a la problemática de cómo podría formular la Vicerrectoría de Vida Estudiantil de la Universidad Técnica Nacional, una propuesta táctica que le permita fortalecer las capacidades para asumir los desafíos futuros de desempeño de sus funciones y contribuir a la estrategia institucional en temas estudiantiles, superando con ello las limitaciones tácticas que se han reconocido y evidenciado. Por lo que esta propuesta formuló un plan táctico para la Vicerrectoría de Vida Estudiantil de la Universidad Técnica Nacional para el periodo 2018-2021, que permitirá fortalecer las capacidades y contribuir con ello a la estrategia institucional en temas estudiantiles. El esquema bajo el cual se desarrolló esto investigación, se sustenta en el enfoque de la escuela de Harvard sobre planificación estratégica y tomó como punto de partida, los objetivos estratégicos institucionales contenidos en el Plan Institucional de Desarrollo Estratégico (PIDE) 2018-2021. La planificación táctica se articula en la última fase del modelo propuesto por la escuela de Harvard para la planificación estratégica; que es la realización de la estrategia. El proceso de la planificación táctica en la Vicerrectoría de Vida Estudiantil inició con un análisis de las áreas de resultados críticas (ARC) y un posterior análisis de cuestiones críticas; para luego poder establecer objetivos de tipo táctico e indicadores clave de rendimiento, que se alcanzarían por medio de planes de acción específicos. Esta propuesta táctica contiene cuatro objetivos, en los cuales la VVE tiene participación directa por medio de las tres áreas de resultados críticas: Becas y Beneficios Estudiantiles, Bienestar Estudiantil, Permanencia y Retención y Cultura, Deporte y Recreación. A partir del primer objetivo táctico de aumentar la retención de estudiantes universitarios a partir del 2018, se estableció un plan de acción para la Implementación del Modelo de Permanencia y Retención de la UTN. En el caso del segundo objetivo, llamado aumentar la cobertura de beneficios estudiantiles para la población universitaria a partir del 2019, se propuso el desarrollo del Fondo Local de Becas y Beneficios Estudiantiles. Para el objetivo de disminuir el tiempo de asignación de becas y beneficios estudiantiles a partir de 2018, se estableció el desarrollo de un proyecto de mejora en la sistematización de la información de Becas y Beneficios Estudiantiles. Finalmente, para el cuarto objetivo planteado de disminuir el tiempo de ingreso al mercado laboral de los egresados y graduados a partir del 2018, se plantea la Implementación del Sistema de Intermediación de Empleo de la UTN. Para cada objetivo, se estableció un indicador relacionado; en el cual se analizó lo que se medirá y la forma de hacer un monitoreo continuo del mismo. De acuerdo con los aspectos analizados durante la elaboración del plan táctico, se identificó que la capacidad de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil para satisfacer las crecientes demandas de necesidades que requiere la población estudiantil es escaza, por tanto, requiere priorización en la oferta de servicios, tendientes a atender las expectativas propuestas en el plan estratégico y de cara a las cambiantes condiciones de esta población. Todo lo anterior, en un contexto lleno de limitaciones presupuestarias, insuficiente capital humano y tecnologías de información; para apoyar los procesos sustantivos de vida estudiantil. Esta primera propuesta del plan táctico de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil, le permitirá a la instancia atender de manera priorizada, algunas metas asignadas a tres áreas de resultados críticas: Permanencia y Retención, Becas y Beneficios Estudiantiles y Bienestar Estudiantil; sin que esto reste importancia al necesario apoyo y desarrollo que necesitan las otras metas y el área que no fue incluida en el Plan.The Vice-Rector's Office for Student Life is the body within the National Technical University (UTN) responsible for exercising political, higher technical, and functional leadership in student affairs. This Vice-Rector's Office is also responsible for "promoting the comprehensive development of students, collaborating in the achievement of their academic goals by proposing programs and services aimed at meeting the needs of the student population, within a framework of equal opportunities, guaranteed rights, and equity" (National Technical University, 2015, p. 22). To carry out its functions, the Vice-Rector's Office is composed of the Vice-Rector, a Technical Advisor, and an Administrative Assistant; it is supported by four University Coordination Areas, as well as five Student Life Areas (AVE) at each of the University's campuses. Currently, the Vice-Rector's Office for Student Life fulfills the institutional mission, but lacks a formal tactical plan. This results in an operational approach to its management, largely focused on addressing the institution's day-to-day needs. The objective of this final graduation project is to address the problem of how the Vice-Rector's Office for Student Life at the National Technical University can formulate a tactical plan that strengthens its capacity to meet future challenges in fulfilling its functions and contribute to the institutional strategy on student issues, thereby overcoming the tactical limitations that have been identified and demonstrated. Therefore, this proposal outlines a tactical plan for the Vice-Rector's Office for Student Life at the National Technical University for the period 2018-2021, which will strengthen its capacities and contribute to the institutional strategy on student issues. The framework under which this research was developed is based on Harvard Business School's approach to strategic planning and took as its starting point the institutional strategic objectives contained in the Institutional Strategic Development Plan (PIDE) 2018-2021. Tactical planning is articulated in the final phase of the model proposed by Harvard Business School for strategic planning: the implementation of the strategy. The tactical planning process in the Office of the Vice Rector for Student Life began with an analysis of the critical result areas (CRAs) and a subsequent analysis of critical issues. This allowed for the establishment of tactical objectives and key performance indicators, which would be achieved through specific action plans. This tactical proposal contains four objectives, in which the Office of the Vice Rector for Student Life has direct participation through the three critical result areas: Scholarships and Student Benefits, Student Welfare, and Culture, Sports, and Recreation. Based on the first tactical objective of increasing university student retention starting in 2018, an action plan was established for the implementation of the UTN Retention and Permanence Model. For the second objective, to increase the coverage of student benefits for the university population starting in 2019, the development of the Local Fund for Scholarships and Student Benefits was proposed. To achieve the objective of reducing the time required to allocate scholarships and student benefits starting in 2018, a project to improve the systematization of information on Scholarships and Student Benefits was established. Finally, for the fourth objective of reducing the time it takes graduates to enter the labor market starting in 2018, the implementation of the UTN Employment Intermediation System is proposed. For each objective, a related indicator was established, which included an analysis of what would be measured and how to conduct continuous monitoring. Based on the analysis conducted during the development of the tactical plan, it was identified that the Vice-Rector's Office for Student Life has a limited capacity to meet the growing needs of the student population. Therefore, it requires prioritizing the services offered to address the expectations outlined in the strategic plan and to adapt to the evolving needs of this student population. All of this occurs within a context of budgetary constraints, insufficient human resources, and inadequate information technologies to support the core processes of student life. This initial draft of the Vice-Rector's Office for Student Life's tactical plan will allow the office to prioritize certain goals assigned to three critical result areas: Student Retention and Enrollment, Scholarships and Student Benefits, and Student Welfare; without this diminishing the importance of the necessary support and development needed by the other goals and the area that was not included in the Plan.