Propuesta de optimización de la eficiencia operativa en la cadena de suministro de una empresa de foodbroker mediante la metodología DMAIC

Abstract

El objetivo general de este proyecto es optimizar la eficiencia operativa de la cadena de suministro de la empresa mediante la implementación del enfoque de resolución de problemas DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar). Este objetivo se centra en abordar dos problemas clave: la dificultad en la proyección de demanda y la falta de un sistema de administración de reclamos. Al resolver estos problemas, se busca optimizar la capacidad de la empresa para responder a las fluctuaciones del mercado y aumentar la satisfacción del cliente. Para alcanzar este objetivo, la investigación se fundamenta en la aplicación de la metodología DMAIC, complementada con las normas ISO 31000 e ISO 22301. La norma ISO 31000 proporciona un marco para la gestión de riesgos, asegurando que se identifiquen, analicen y gestionen adecuadamente los que afectan la proyección de demanda. Por otro lado, la norma ISO 22301 se enfoca en el manejo de la continuidad del negocio, estableciendo estrategias para mantener operaciones eficientes y resilientes frente a interrupciones. Este enfoque teórico permite una estructura sólida para abordar los problemas de la empresa de manera integral. El proceso metodológico siguió varias etapas interrelacionadas. En la fase de definición, se identificaron los problemas clave y se estableció el alcance del proyecto. La fase de medición involucró la recolección de datos relevantes sobre los problemas. Luego, en la fase de análisis, estos datos se examinaron para identificar las causas de los problemas. En la fase de mejora, se desarrollaron soluciones con base en la implementación de un sistema de gestión de reclamos utilizando Microsoft Forms y en la aplicación de las normas ISO 31000 e ISO 22301. Finalmente, en la fase de control, se propusieron mecanismos de control y monitoreo para asegurar la eficiencia y efectividad de las soluciones que se implementan, cerrando el ciclo metodológico con una visión de mejora continua. Los resultados por objetivo destacan la eficacia del enfoque adoptado. La aplicación de la norma ISO 31000 permite identificar y gestionar riesgos asociados a la proyección de demanda y mejora la precisión de las previsiones. Se identificaron y analizaron riesgos como las fluctuaciones en la demanda y problemas en la cadena de suministro, lo que da la posibilidad de desarrollar estrategias efectivas. En cuanto a la gestión de reclamos, se propone un sistema basado en Microsoft Forms que facilita la recolección y el análisis de datos de reclamos y mejora la capacidad de respuesta y la satisfacción del cliente. Asimismo, la aplicación de la norma ISO 22301 da la posibilidad de que se desarrolle un plan de continuidad del negocio que asegura la operación continua frente a interrupciones y minimiza el impacto en la cadena de suministro y las relaciones comerciales. La conclusión general de la investigación resalta que, aunque la empresa enfrenta múltiples problemas, enfocarse en aquellas con mayor impacto, como la proyección de demanda y la gestión de reclamos, es esencial para mejorar la eficiencia operativa. La falta de una gestión adecuada de la información complica el proceso. Pero, las soluciones propuestas con base en normas internacionales y tecnologías existentes pueden generar un cambio significativo en la organización. Estas soluciones no solo abordan los problemas que se identificaron, sino que también establecen una base sólida para tratar futuras cuestiones con mayor precisión y efectividad. En cuanto a las recomendaciones, se sugiere integrar completamente las normas ISO 31000 e ISO 22301 en las prácticas operativas de la empresa para mejorar la gestión de riesgos y la continuidad del negocio. Además, se recomienda establecer un sistema de revisión y mejora continua para evaluar y ajustar las estrategias de proyección de demanda y manejo de reclamos. Es fundamental desarrollar programas de capacitación para asegurar que el personal esté bien informado y preparado para manejar los sistemas y procesos que se implementan. Asimismo, se debe implementar mecanismos de control y monitoreo para valorar la eficiencia de las soluciones y realizar ajustes cuando sea necesario. Optimizar la gestión y la accesibilidad de la información es crucial para facilitar la toma de decisiones y la implementación de soluciones efectivas. En resumen, la aplicación de metodologías y normas específicas, junto con un enfoque en la mejora continua y la capacitación del personal, puede optimizar significativamente la eficiencia operativa de la cadena de suministro de la empresa, asegurando su competitividad y resiliencia en el mercado.

The overall objective of this project is to optimize the operational efficiency of the company's supply chain by implementing the DMAIC (define, measure, analyze, improve and control) problem-solving approach. This objective focuses on addressing two key problems: the difficulty in demand projection and the lack of a claims management system. By solving these problems, we seek to optimize the company's ability to respond to market fluctuations and increase customer satisfaction. To achieve this objective, the research is based on the application of the DMAIC methodology, complemented by the ISO 31000 and ISO 22301 standards. The ISO 31000 standard provides a framework for risk management, ensuring that those that affect the demand projection are identified, analyzed and adequately managed. On the other hand, the ISO 22301 standard focuses on managing business continuity, establishing strategies to maintain efficient and resilient operations in the face of interruptions. This theoretical approach allows a solid structure to address the company's problems comprehensively. The methodological process followed several interrelated stages. In the definition phase, key issues were identified and the scope of the project was established. The measurement phase involved collecting relevant data about the problems. Then, in the analysis phase, this data was examined to identify the causes of the problems. In the improvement phase, solutions were developed based on the implementation of a claims management system using Microsoft Forms and the application of ISO 31000 and ISO 22301 standards. Finally, in the control phase, control and monitoring mechanisms were proposed to ensure the efficiency and effectiveness of the solutions that are implemented, closing the methodological cycle with a vision of continuous improvement. The results by objective highlight the effectiveness of the approach adopted. The application of the ISO 31000 standard allows you to identify and manage risks associated with demand projection and improves the accuracy of the forecasts. Risks such as fluctuations in demand and problems in the supply chain were identified and analyzed, which gives the possibility of developing effective strategies. Regarding claims management, a system based on Microsoft Forms is proposed that facilitates the collection and analysis of claim data and improves responsiveness and customer satisfaction. Likewise, the application of the ISO 22301 standard gives the possibility of developing a business continuity plan that ensures continuous operation in the face of interruptions and minimizes the impact on the supply chain and commercial relationships. The general conclusion of the research highlights that, although the company faces multiple problems, focusing on those with the greatest impact, such as demand projection and claims management, is essential to improve operational efficiency. The lack of adequate information management complicates the process. But, the proposed solutions based on international standards and existing technologies can generate a significant change in the organization. These solutions not only address the issues that were identified, but also establish a solid foundation for addressing future issues with greater accuracy and effectiveness. Regarding the recommendations, it is suggested to fully integrate ISO 31000 and ISO 22301 standards into the company's operational practices to improve risk management and business continuity. In addition, it is recommended to establish a continuous review and improvement system to evaluate and adjust demand projection and claims management strategies. It is essential to develop training programs to ensure that staff are well informed and prepared to handle the systems and processes that are implemented. Likewise, control and monitoring mechanisms must be implemented to assess the efficiency of the solutions and make adjustments when necessary. Optimizing the management and accessibility of information is crucial to facilitate decision making and the implementation of effective solutions. In summary, the application of specific methodologies and standards, together with a focus on continuous improvement and staff training, can significantly optimize the operational efficiency of the company's supply chain, ensuring its competitiveness and resilience in the market.