Propuesta para la digitalización de los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones de la Municipalidad de Heredia, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202

Abstract

Se realiza el informe denominado “Propuesta para la digitalización de los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones de la Municipalidad de Heredia, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202 como proyecto de graduación en la carrera de Administración de Oficinas. Este trabajo de investigación se realizó durante el periodo del 2022 al primer cuatrimestre de 2024 y obtuvo su viabilidad en el cuarto trimestre del2021, por parte de la institución en la que se aborda el proyecto. La principal problemática que presenta la Secretaría de Comisiones se debe a que sigue produciendo mayormente tipos documentales en soporte de papel que son de gran importancia para esta unidad municipal. Actualmente, como en las demás dependencias de la Municipalidadde Heredia, está implementando en sus funciones el uso del nuevo sistema de gestión documental electrónico institucional (SITD), creado por la institución en el 2023 y que es de uso obligatorio. Los tipos documentales en soporte de papel no son conservados correctamente ya que utilizan cajas de cartón. Además, hay inconvenientes con el uso del nuevo sistema de gestión documental electrónico debido a que solo permite almacenar tipos documentales originales y con firma digital. En el caso de la Secretaría de Comisiones, gestiona documentación que no es original (excepto las actas, correspondencia, formularios, etc.) y que se encuentra en soporte de papel, esto de acuerdo con la entrevista preliminar con las funcionarias de la Secretaría de Comisiones. Por ende, se presenta una propuesta sólida y eficiente con el fin de digitalizar los tipos documentales del archivo físico de la Secretaría de Comisiones, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.°7202 para conservar y resguardar los tipos documentales por mayor tiempo. Por ello, se plantean y aplican los objetivos e instrumentos de investigación a los sujetos de estudio para la recolección de información y se determinan las categorías de estudio para analizar los procesos administrativos, los tipos documentales del fondo documental y los recursos tecnológicos de la Secretaría de Comisiones. Finalmente, la Secretaría de Comisiones apoya con funciones administrativas en la parte secretarial a todas las 57 comisiones municipales y cada una de ellas posee su espectivadocumentación. Por eso, la unidad municipal gestiona 75 tipos documentales entre los cuales se pueden mencionar las siguientes: correspondencia, actas, expedientes, solicitudes, formularios y transcripciones de acuerdos, de manera que esto genera una carga laboral constante durante todo el año.

The report entitled "Proposal for the digitalization of the documentary types of the physical archive of the Secretariat of Commissions of the Municipality of Heredia, in accordance with the Law of the National Archive System No. 7202 as a graduation project in the career of Office Administration. This research work was carried out during the period from 2022 to the first quarter of 2024 and obtained its viability in the fourth quarter of 2021, by the institution in which the project is addressed. The main problem presented by the Secretariat of Commissions is due to the fact that it continues to produce mostly documentary types in paper format that are of great importance to this municipal unit. Currently, as in the other dependencies of the Municipality of Heredia, it is implementing in its functions the use of the new institutional electronic document management system (SITD), created by the institution in 2023 and which is mandatory. Documentary types in paper format are not properly preserved since they use cardboard boxes. In addition, there are drawbacks with the use of the new electronic document management system because it only allows the storage of original document types with digital signatures. In the case of the Committee Secretariat, it manages documentation that is not original (except for minutes, correspondence, forms, etc.) and that is in paper format, according to the preliminary interview with the officials of the Committee Secretariat. Therefore, a solid and efficient proposal is presented in order to digitalize the document types of the physical archive of the Committee Secretariat, in accordance with the National Archive System Law No. 7202 to preserve and safeguard the document types for a longer time. Therefore, the research objectives and instruments are proposed and applied to the subjects of study for the collection of information and the study categories are determined to analyze the administrative processes, the document types of the documentary fund and the technological resources of the Committee Secretariat. Finally, the Committee Secretariat supports all 57 municipal committees with administrative functions in the secretarial part, and each of them has its respective documentation. Therefore, the municipal unit manages 75 types of documents, among which the following can be mentioned: correspondence, minutes, files, applications, forms and transcriptions of agreements, so that this generates a constant workload throughout the year.