Optimización en la gestión documental del control presupuestario en oficinas centrales de la Caja Costarricense de Seguro Social, durante el primer semestre de 2014

Abstract

Para optar por el título de Licenciatura en Administración de Oficinas se escogió la modalidad de Proyecto de Graduación, cuyo propósito es plantear, diagnosticar y diseñar estrategias de implementación, buscando propuestas concretas de solución aplicando conocimientos y habilidades inherentes al perfil del graduado en Administración de Oficinas. El tema elegido para este proyecto es la Optimización en la Gestión Documental, ya que el entorno secretarial continuamente está produciendo, organizando, ordenando, controlando y clasificando varios tipos documentales de acuerdo con el Sistema Nacional de Archivos. El Proyecto de investigación se efectuó en el área de Control Presupuestario en oficinas centrales de la Caja Costarricense de Seguro Social, con el fin de evidenciar debilidades al proceso de gestión documental que se utiliza en las diferentes unidades ejecutoras y elaborar una propuesta de Manual para la gestión de documentos. La investigación se fortaleció con encuestas (Ver Anexo 1), visitas y observaciones realizadas en las oficinas. Por lo tanto, la información permitió evidenciar las debilidades en el proceso de gestión documental. La investigación se estructura de la siguiente manera: Capítulo I, se encuentra la Introducción, donde se da el planteamiento del problema que engloba la descripción de la problemática, la interrogante de la investigación, así como las razones que justifican el desarrollo y ejecución de este proyecto. Capítulo II, se presenta el marco referencial. Capítulo III, se ubica el marco teórico, en el cual se define una serie de conceptos y teorías que determinan y fundamentan la forma en la que se deben realizar las tareas que se corrigen con la ejecución del presente trabajo de investigación. El Capítulo IV se refiere a la metodología que se utiliza para realizar este proyecto; se aprecian los sujetos y fuentes de información con que se realizará esta investigación. Como Capítulo V, se presenta el análisis de los resultados obtenidos posterior a la recolección y tabulación de los datos producto del instrumento utilizado. Posteriormente, la Propuesta, al igual que se presentan las recomendaciones y conclusiones del proyecto.To qualify for the Bachelor's degree in Office Administration, the Graduation Project modality was chosen, whose purpose is to propose, diagnose, and design implementation strategies, seeking concrete solution proposals by applying knowledge and skills inherent to the graduate profile in Office Administration. The topic chosen for this project is Optimization in Document Management, since the secretarial environment is continuously producing, organizing, ordering, controlling, and classifying various types of documents according to the National Archives System. The research project was carried out in the Budget Control area at the central offices of the Costa Rican Social Security Fund, aiming to identify weaknesses in the document management process used in the different executing units and to develop a Manual proposal for document management. The research was strengthened with surveys (see Annex 1), visits, and observations conducted in the offices. Therefore, the information allowed identifying weaknesses in the document management process. The research is structured as follows: Chapter I contains the Introduction, where the problem statement is presented, including the description of the issue, the research question, and the reasons justifying the development and execution of this project. Chapter II presents the referential framework. Chapter III contains the theoretical framework, in which a series of concepts and theories are defined that determine and support the way the tasks should be carried out, which are addressed through this research work. Chapter IV refers to the methodology used to carry out this project; it describes the subjects and sources of information for this research. Chapter V presents the analysis of the results obtained after collecting and tabulating the data produced by the instrument used. Subsequently, the Proposal is presented, along with the recommendations and conclusions of the project; finally.