Sistema de monitoreo y seguimiento de programas públicos en la Unidad de Planificación Institucional del Ministerio de Economía, Industria y Comercio

Abstract

This graduation work investigates the capacity of the Unit of Planning of the Ministry of Economy, Industry and Commerce (MEIC) to carry out follow-up and monitoring functions in the programs it executes the entity, which are aimed at achieving common specific objectives. According to Law 5525 on National Planning, the State needs a unitary and coordinated action for the state integration of goods and services; by Therefore, it establishes the general lines of action of the institutions by means of the National Planning System and one of its functions is to evaluate systematically and permanently the results of the execution of the Plan National Development (PND). The PND has programs that respond to the fulfillment of the country's development objectives and goals, which the institutions execute. The MEIC has carried out, as the governing body of the State in matters of promotion of private initiative, business development and promotion of business culture for the sectors of industry, commerce and services, as well as for the sector of small and medium-sized companies, different Policies, Plans, Programs and Projects (PPPP) during the last years; However, the true effect on the traceability of the projects is not known, nor is the impact on the target population. It is the Planning Office of the MEIC that, by institutional mandate according to the aforementioned law, corresponds to carry out the functions of follow-up and monitoring of the PPPP to offer relevant findings and generate alerts to the substantive dependencies of the entity, who are the actors in execution and decision makers. Currently, the UPI shows the absence of follow-up and monitoring tasks, which generates certain uncertainty in the results and effects of PPPPs and even the loss of public value whose purpose is to provide efficient public services that promote the continuous improvement of the public management and accountability. ii Consequently, the purpose of the research is to formulate a monitoring and follow-up system to strengthen capacities and improve the functioning of the UPI, for this the human, technological, operational, structural resources and the regulations are described to establish the real condition of the unit. At the same time, the experiences in matters of follow-up and monitoring of some public institutions and international organizations are valued, which have worked in cooperation with the entity to learn about best practices. The methodology used for this project is an approach between the exploratory and the descriptive, it is a qualitative investigation; because reality is studied in all its context. The primary sources of information are structured and semi-structured interviews, which were implemented with key actors, such as the Supervision Area of ​​the Financial Administrative System of the Comptroller General of the Republic, the Public Credit Directorate of the Ministry of Finance and the Evaluation Directorate and Monitoring of the Ministry of National Planning and Economic Policy (MIDEPLAN); At the same time, a questionnaire was applied to some international organizations, the information of which serves as a reference to prepare the research project proposal. In addition, an interview was conducted with the coordinator of the UPI, as well as the application of the SWOT and 7`s techniques to provide a response to the object of study. On the other hand, secondary sources are consulted to know the context of the subject. The theoretical approach of Management for Development Results is used, specifically based on the Manual of the ten steps towards a results-based monitoring and evaluation system, which aims to help and guide public sector officials in planning, design and execution, by transcending the emphasis on inputs and products, prioritizing the effects and impacts of State actions. That is, to achieve a change from a current reality to a future one of the target population. The UPI is a sole proprietorship, in charge of planning, internal control, and comptroller of services, among others. It has limitations to carry out the tasks of follow-up and monitoring of the PPPP, it does not have academic training in planning and it lacks the skills to carry out the functions of monitoring and evaluation of projects; because the work overload makes it difficult to carry out these functions. On the other hand, the Administration has little or no strategic disposition to hire personnel relevant to the needs of the Unit, carry out restructuring, establish actions that solve the follow-up and monitoring functions such as the allocation of operational resources and technological tools. The UPI can take as a reference or replicate actions of the international agencies with which the MEIC International Cooperation Unit works, as a learning method in tools and instruments in the field of follow-up and monitoring. Through the proposal, it is expected that the UPI will strengthen the capacity to carry out follow-up and monitoring actions, by generating alerts of the findings that allow measuring the effects, and, in a timely manner, communicating to the managers the progress of the projects and thus comply with the principles of transparency and accountability that the Administration must performEl presente trabajo de graduación indaga la capacidad de la Unidad de Planificación del Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) para efectuar las funciones de seguimiento y monitoreo en los programas que ejecuta la entidad, los cuales están dirigidos al logro de objetivos específicos comunes. Según la Ley 5525 de Planificación Nacional, el Estado necesita una acción unitaria y coordinada para la integración estatal de bienes y servicios; por lo tanto, establece las líneas generales de actuación de las instituciones por medio del Sistema Nacional de la Planificación y una de sus funciones es evaluar en forma sistemática y permanente los resultados de la ejecución del Plan Nacional de Desarrollo (PND). El PND cuenta con programas que responden al cumplimiento de objetivos y metas de desarrollo del país, las cuales las instituciones ejecutan. El MEIC ha efectuado, como ente rector del Estado en materia de fomento a la iniciativa privada, desarrollo empresarial y fomento de la cultura empresarial para los sectores de industria, comercio y servicios, así como para el sector de las pequeñas y medianas empresas, diferentes Políticas, Planes, Programas y Proyectos (PPPP) durante los últimos años; sin embargo, no se conoce el verdadero efecto en la trazabilidad de los proyectos, ni el impacto en la población objetivo. Es la oficina de Planificación del MEIC que, por mandato institucional según la ley supra citada, le corresponde realizar las funciones de seguimiento y monitoreo de las PPPP para ofrecer hallazgos relevantes y generar alertas a las dependencias sustantivas de la entidad, quienes son los actores en la ejecución y tomadores de decisiones. Actualmente, la UPI evidencia la ausencia de las tareas de seguimiento y monitoreo, lo cual genera cierta incertidumbre en los resultados y efectos de los PPPP e incluso, la pérdida de valor público cuyo propósito es brindar servicios públicos eficientes que propicien el mejoramiento continuo de la gestión pública y rendición de cuentas. En consecuencia, el propósito de la investigación es formular un sistema de monitoreo y seguimiento para fortalecer las capacidades y mejorar el funcionamiento de la UPI, para ello se describe el recurso humano, tecnológico, operativo, estructural y la normativa para establecer la condición real de la unidad. A la vez, se valora las experiencias en materia de seguimiento y monitoreo de algunas instituciones públicas y organismos internaciones, los cuales han trabajado en cooperación con la entidad para conocer las mejores prácticas. La metodología utilizada para este proyecto es un abordaje entre lo exploratorio y lo descriptivo, es una investigación cualitativa; pues se estudia la realidad en todo su contexto. Las fuentes de información primaria son entrevistas estructuradas y semiestructuradas, las cuales se implementaron a actores clave, tales como Área de Fiscalización del Sistema Administrativo Financiero de la Contraloría General de la República, la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y la Dirección de Evaluación y Seguimiento del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN); a la vez, se aplicó un cuestionario a algunos organismos internacionales, cuya información sirve como referencia para elaborar la propuesta del proyecto de investigación. Además, se realizó una entrevista a la persona coordinadora de la UPI, así como la aplicación de las técnicas FODA y 7`s para ofrecer respuesta al objeto de estudio. Por otra parte, se consultan fuentes secundarias para conocer el contexto del tema. Se utiliza el enfoque teórico de la Gestión para Resultados de Desarrollo, específicamente basado en el Manual de los diez pasos hacia un sistema de seguimiento y evaluación basado en resultados, el cual pretende ayudar y guiar a funcionarios del sector público en la planificación, diseño y ejecución, al transcender el énfasis de insumos y productos, priorizando los efectos e impactos de las acciones del Estado. Es decir, lograr un cambio de una realidad actual a una futura de la población objetivo. La UPI es unipersonal, encargada de los temas de planificación, control interno, contraloría de servicios, entre otros. Presenta limitaciones para efectuariii las tareas de seguimiento y monitoreo a los PPPP, no cuenta con formación académica en planificación y carece de competencias para desarrollar las funciones de seguimiento y evaluación de proyectos; pues la sobrecarga de trabajo dificulta la realización de estas funciones. Por otro lado, la Administración tiene poca o ausente disposición estratégica para contratar personal atinente a las necesidades de la Unidad, hacer restructuraciones, establecer acciones que solventen las funciones de seguimiento y monitoreo como asignación de recursos operativos y herramientas tecnológicas. La UPI, puede tomar como referencia o replicar acciones de las agencias internacionales con las que trabaja la Unidad de Cooperación Internacional del MEIC, como método de aprendizaje en herramientas e instrumentos en la materia de seguimiento y monitoreo. Por medio de la propuesta, se espera que la UPI fortalezca la capacidad para realizar acciones de seguimiento y monitoreo, al generar alertas de los hallazgos que permitan medir los efectos, y, en tiempo oportuno, comunicar a los jerarcas los avances de los proyectos y así cumplir con los principios de transparencia y la rendición de cuentas que debe realizar la Administración.