Sistema de facturación, control de inventario y procesamiento de documentos electrónicos en el Ministerio de Hacienda de Costa Rica para PYMES

Abstract

En nuestro país antes de la pandemia por COVID-19, se venía fomentando el emprendedurismo como una forma de desarrollar las ideas innovadoras de los costarricenses y contribuir con el crecimiento económico del país, generando ingresos para el dueño de la PYME y empleos estables para sus colaboradores. Con la llegada de dicha pandemia muchos costarricenses tuvieron que reinventarse al verse desempleados o con jornadas reducidas y optaron por desarrollar su propio negocio o invertir más tiempo a los proyectos que venían desarrollando. Pero tomar la decisión de iniciar un negocio propio no es fácil, ya que cuando se hacen los estudios de factibilidad del proyecto hay que incluir en la inversión económica, los recursos requeridos para poder contar con las herramientas necesarias para cumplir con la legislación tributaria, un tema muy delicado, que si no cumplen los dueños de las PYMES pueden llevar al cierre de su negocio y a un proceso judicial. Por su parte el Ministerio de Hacienda cuando se inició con el tema de la facturación electrónica puso a disposición de los contribuyentes una interfaz donde pueden crear la factura electrónica ellos mismos sin tener que pagar por el uso de la herramienta, sin embargo, según han externado en diversas ocasiones no es fácil de utilizar y se rindieron en el intento. En cuanto a las opciones que ofrece el mercado, para acceder a las mismas se requiere del uso de una licencia de pago, lo cual representa una inversión que no siempre es una opción real o accesible para negocios que recién vienen incorporándose al mercado local, regional o nacional y están en proceso de alcanzar su estabilidad económica, por lo que la intención con este proyecto es proveer a pequeños productores y microempresas de una herramienta informática que les permita facturar y realizar el debido proceso de facturación electrónica según lo dicta la ley en Costa Rica. Es a partir de este punto donde nace la idea de desarrollar este proyecto, como una alternativa para alivianar ese gasto y en la medida de lo posible que la herramienta sea más fácil de utilizar que las soluciones actuales que en gran medida van enfocadas a flujos empresariales más complejos. Al investigar acerca de las principales soluciones informáticas que ofrece actualmente el mercado para el procesamiento de facturas electrónicas, según lo establecido por los lineamientos del Ministerio de Hacienda en Costa Rica a partir del año 2017 y que competen tanto a las grandes empresas como a los emprendedores y a las personas físicas; se encuentra que entre la variedad de opciones disponibles se puede optar tanto por contratar toda una solución de facturación o solo contratar el API (Application Programming Interface o Interfaz de Programación de Aplicaciones) que realiza el procesamiento de los comprobantes electrónicos con el Ministerio de Hacienda. In our country before the COVID-19 pandemic, entrepreneurship was being promoted as a way to develop the innovative ideas of Costa Ricans and contribute to the economic growth of the country, generating income for the owner of the SME and stable jobs for his collaborators. With the arrival of this pandemic, many Costa Ricans had to reinvent themselves when they found themselves unemployed or with reduced working hours and opted to develop their own business or invest more time in the projects they had been developing. But making the decision to start one's own business is not easy, since when the feasibility studies of the project are made, it is necessary to include in the economic investment, the resources required to have the necessary tools to comply with the tax legislation, a very delicate issue, that if the owners of the SMEs do not comply, it can lead to the closing of their business and to a judicial process. For its part, when the Ministry of Finance started with the issue of electronic invoicing, it made available to taxpayers an interface where they can create the electronic invoice themselves without having to pay for the use of the tool, however, according to what they have expressed on several occasions, it is not easy to use and they gave up trying. As for the options offered by the market, to access them requires the use of a payment license, which represents an investment that is not always a real or accessible option for businesses that are just entering the local, regional or national market and are in the process of achieving economic stability, so the intention with this project is to provide small producers and microenterprises with a software tool that allows them to invoice and perform the due process of electronic invoicing as dictated by the law in Costa Rica. It is from this point where the idea of developing this project was born, as an alternative to alleviate that expense and as far as possible that the tool is easier to use than the current solutions that are largely focused on more complex business flows. When researching about the main IT solutions currently offered by the market for the processing of electronic invoices, as established by the guidelines of the Ministry of Finance in Costa Rica as of 2017 and that apply to both large companies and entrepreneurs and individuals; it is found that among the variety of options available you can choose either to hire an entire billing solution or just hire the API (Application Programming Interface or Application Programming Interface) that performs the processing of electronic receipts with the Ministry of Finance.