Estudio cualitativo del manejo de la gestión documental digital y su incidencia en los procesos administrativos en la Municipalidad de Pérez Zeledón, durante el año 2020-2021

Abstract

Esta investigación tuvo como propósito analizar el manejo de la gestión documental digital para conocer su incidencia en los procesos administrativos en las oficinas de la Municipalidad de Pérez Zeledón, en el 2020-2021 a partir de un estudio cualitativo. La investigación se realizó bajo un tipo de investigación cualitativa, ya que se pretendió llegar a la experiencia vivida por los sujetos de información, por lo tanto, los datos obtenidos serían opiniones, vivencias, sentimientos, y no datos numéricos. La investigación se sustentó teóricamente en información tomada de diversas bases de datos, fuentes nacionales e internacionales, relacionadas con el manejo de la gestión documental. Así mismo, la investigación se dividió en subtemas tales como, procesos administrativos, transformación digital, simplificación de procesos, firma digital, digitalización, entre otros. Por otro lado, se hizo una validación del trabajo, por medio de entrevistas, al personal de la Municipalidad de Pérez Zeledón relacionadas con el tema de la investigación, para conocer su opinión acerca del manejo de la gestión documental en la institución. En la recolección de datos, se realizó un análisis y sistematización de los datos, en los cuales se obtuvo información verídica y confiable que permitió dar validez a la investigación y cumplir los objetivos propuestos. Como conclusión principal se obtuvo que es realmente necesario la implementación de un gestor de documentación digital en las oficinas de la Municipalidad de Pérez Zeledón, ya que cada oficina ha establecido sus propias estrategias, sus propios retos y aprendizajes, sin embargo, al ser una institución pública es necesario la homogenización de procesos, para que así se pueda brindar un servicio realmente ágil y no que realice más atrasos que los generados en la gestión documental física.The purpose of this research was to analyze the management of digital document management to determine its impact on the administrative processes in the offices of the Municipality of Pérez Zeledón, in 2020-2021, based on a qualitative study. The research was conducted under a qualitative type of research, since it was intended to reach the lived experience of the subjects of information, therefore, the data obtained would be opinions, experiences, feelings, and not numerical data. The research was theoretically based on information taken from various databases, national and international sources, related to document management. Likewise, the research was divided into sub-themes such as administrative processes, digital transformation, process simplification, digital signature, digitization, among others. On the other hand, the work was validated by means of interviews to the personnel of the Municipality of Pérez Zeledón related to the research topic, in order to know their opinion about the handling of document management in the institution. During the data collection, an analysis and systematization of the data was carried out, in which truthful and reliable information was obtained, which allowed to validate the research and fulfill the proposed objectives. The main conclusion was that it is really necessary to implement a digital document manager in the offices of the Municipality of Perez Zeledon, since each office has established its own strategies, its own challenges and learning, however, being a public institution it is necessary to homogenize processes, so that it can provide a really agile service and not make more delays than those generated in the physical document management.