Cargas laborales del equipo de nómina del Centro de Servicios compartidos de Recursos Humanos de la empresa British American Tobacco, en el periodo 2017

Abstract

El objetivo principal de este trabajo de investigación es determinar las cargas laborales del equipo de nómina del Centro de Servicios compartidos de Recursos Humanos de la empresa British American Tobacco, en el periodo 2017. Este tema se constituye de gran valor y aporte en conocimiento al ser novedoso y permitirle a las jefaturas competentes del área en estudio tomar decisiones en torno a este tema, de acuerdo a la situación actual. Las interrogantes que surgen para el desarrollo del Modelo de Análisis de esta investigación se refieren a determinar el perfil de puesto del analista de nómina, encargado de ejecutar los pagos y beneficios en general para los empleados de la empresa British American Tobacco, dedicada a la producción y comercialización del cigarrillo, la distribución actual de los procesos que se realizan, el nivel de estrés de los analistas debido a las cargas laborales y el nivel de motivación con el que se cuenta para asumir otros o nuevos procesos en su rol. El presente trabajo se cataloga como un estudio mixto; donde su desarrollo consiste en un análisis de la información donde combina aspectos de manera cuantitativa y cualitativamente. La principal fuente de información primaria son las entrevistas realizadas a los analistas miembros del equipo de nómina del Centro de Servicios compartidos de Recursos Humanos de la empresa British American Tobacco. Adicionalmente, se utiliza una guía de observación para analizar el perfil del puesto, buscando la mejora en el manejo de los procesos del equipo en estudio. Por medio de los instrumentos de investigación aplicados se obtienen resultados interesantes en torno a los objetivos deseados. Con respecto al Perfil del Puesto, se denota un incumplimiento con respecto a los requisitos para ser elegido como analista de nómina, esto debido a la flexibilidad que tiene la jefatura en el proceso acorde a las necesidades o circunstancias especiales, que propician que esto no sea cumplido en un 100%. Además, la distribución de cargas es diversa y poco equilibrada, donde el 50% del total de los procesos realizados por los 15 miembros del equipo de nómina está concentrado en tan sólo 3 de ellos. El desequilibrio se encuentra también presente en las horas laborables de cada mes y la necesidad de solicitar tiempo extraordinario para finalizar con las tareas diarias; ya que hay analistas que necesitan de estos tiempos y otros cuyos procesos están controlados y le es suficiente el tiempo ordinario. Esto propicia un nivel de estrés alto y baja motivación entre sus miembros. A partir de esos resultados se establece una propuesta que busca mejorar la situación actual de las cargas laborales del equipo de nómina en estudio; partiendo del análisis del Perfil de Puesto, ajustándolo a la realidad y a la necesidad. Se proponen escenarios de distribución de nóminas para equilibrar las cargas y, además, se presentan diversos proyectos y programas que busquen mejorar el manejo del estrés laboral y promuevan la motivación en cada proceso realizado por el equipo; de tal manera que se cumplan con los objetivos planteados en este trabajo final.The main objective of this research is to determine the workloads of the payroll team at British American Tobacco's Human Resources Shared Services Center during the 2017 period. This topic is of great value and contributes to knowledge as it is novel and allows the relevant management teams in the area under study to make decisions regarding this topic, according to the current situation. The questions that arise for the development of the analysis model for this research relate to determining the job profile of the payroll analyst, responsible for executing payments and benefits in general for the employees of British American Tobacco, a company dedicated to the production and marketing of cigarettes, the current distribution of the processes performed, the level of stress of the analysts due to their workloads, and their level of motivation to assume other or new processes in their role. This work is classified as a mixed-method study, where its development consists of an analysis of the information that combines quantitative and qualitative aspects. The primary source of information is the interviews conducted with the payroll analysts at British American Tobacco's Human Resources Shared Services Center. Additionally, an observation guide is used to analyze the job profile, seeking to improve the management of the team's processes. The research instruments applied yield interesting results regarding the desired objectives. Regarding the job profile, there is a lack of compliance with the requirements for selection as a payroll analyst, due to the flexibility of management in the process according to needs or special circumstances, which means that these requirements are not fully met. Furthermore, the workload distribution is diverse and unbalanced, with 50% of the total processes performed by the 15 members of the payroll team concentrated in the hands of just three. This imbalance is also evident in the working hours each month and the need to request overtime to complete daily tasks. Since some analysts require these times, others have controlled processes and regular time is sufficient. This leads to high stress levels and low motivation among its members. Based on these results, a proposal is developed to improve the current workload situation of the payroll team under study, starting with an analysis of the Job Profile, adjusting it to reality and needs. Payroll distribution scenarios are proposed to balance the workloads, and various projects and programs are presented that seek to improve work-related stress management and promote motivation in each process carried out by the team, thereby meeting the objectives set forth in this final project.