Análisis administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo en el periodo 2017-2019

Abstract

Al aplicar los instrumentos para la obtención de información, se logra identificar el manejo administrativo que se le da a las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo. Se realiza un recorrido por todos los departamentos involucrados en el manejo de las mismas, hasta que estas llegan al Departamento de Cuentas por Pagar y se procede a cumplir con la responsabilidad de pago. Considerando lo obtenido a través de la aplicación de las herramientas asignadas, se concluye que las facturas son manipuladas por varias estaciones antes de llegar al Departamento de Cuentas por Pagar. Todos los involucrados conocen las normas que estas facturas deben cumplir, sin embargo, específicamente en el departamento de recepción de productos, no se cumplen por errores humanos, pero es importante considerar que la cantidad de facturas es bastante para la cantidad de personas que se encargan de esta labor. Es recomendable mejorar los sistemas y otorgar a los colaboradores herramientas que faciliten los procedimientos. No es algo nuevo, ya los recursos han sido solicitados sin embargo no han sido proporcionados y sí son necesarios. De manera general se recomienda la elaboración de manuales de requerimientos para cada área en específico. Es importante poner límites a los proveedores, con la facturación electrónica, estos entregan mercancía sin documento copia, esto atrasa y complica la recepción. En general se insta a todos los departamentos a realizar una revisión previa al envío de las facturas para el pago correspondiente.

By applying the instruments to obtain information, it is possible to identify the administrative handling of the invoices for Frutas del Mundo's national purchases. A tour is made through all the departments involved in the handling of the invoices, until they reach the Accounts Payable Department and the responsibility of payment is fulfilled. Considering what was obtained through the application of the assigned tools, it is concluded that invoices are handled by several stations before reaching the Accounts Payable Department. Everyone involved is aware of the standards that these invoices must meet, however, specifically in the Receiving Department, they are not met due to human errors, but it is important to consider that the amount of invoices is quite a lot for the number of people in charge of this work. It is advisable to improve systems and provide employees with tools to facilitate procedures. This is not something new, the resources have already been requested but have not been provided and are necessary. In general, it is recommended that requirements manuals be prepared for each specific area. It is important to set limits for suppliers; with electronic invoicing, they deliver merchandise without a copy document, which delays and complicates reception. In general, all departments are urged to carry out a review prior to sending invoices for the corresponding payment.