Propuesta de lineamientos de conservación para los recursos de información impresos del Centro de Información Documental de Ciencias Sociales (CIDCSO) de la Universidad Nacional, Costa Rica

Abstract

El Centro de Información Documental de Ciencias Sociales (CIDCSO) fue definido como la unidad encargada de albergar la información relevante de las Ciencias Sociales, para dar apoyo a la investigación y ofrecer un servicio de acuerdo con las necesidades actuales y futuras de la labor académica de la Universidad Nacional (UNA), puesto que almacena 44 600 recursos de información impresos (RII) en su acervo bibliográfico. Actualmente, el CIDCSO cuenta con un total de cinco colecciones, los documentos están almacenados en estanterías, donde existen diferentes causas que contribuyen a generar deterioros en estas. Por lo mencionado anteriormente, surge la necesidad de desarrollar una propuesta para que los RII del CIDCSO cuenten con los lineamientos necesarios para su conservación. Esta investigación tiene como fin evidenciar la importancia de garantizar la vida útil de los RII por mayor tiempo, mediante acciones que ayuden a prolongar la protección y puedan ser utilizados para generar nuevo conocimiento e investigaciones locales, nacionales e internacionales, para favorecer el quehacer universitario. Además, se procura incentivar a los funcionarios del CIDCSO sobre los beneficios que puede tener la documentación impresa si se aplican los criterios planteados, según el conocimiento previo relacionado con la conservación. Los objetivos que constituyen esta investigación son los siguientes: el número uno es diagnosticar la situación actual del Centro de Información Documental de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional, Costa Rica, en cuanto a infraestructura, almacenamiento y mantenimiento de los recursos de información impresos, para lo que se procedió a conocer como se encuentra en la actualidad el CIDCSO basándose en el almacenamiento, la infraestructura y el mantenimiento. El segundo objetivo es identificar las causas que generan deterioro a los recursos de información impresos del Centro de Información Documental de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional, Costa Rica, según el conocimiento sobre las malas acciones que se llevan a cabo en el almacenamiento, la infraestructura y el mantenimiento, para corregirlas mediante lineamientos para la conservación de los recursos de información impresos que se definen con base en los resultados obtenidos. Esta investigación presenta un enfoque mixto, los tipos de investigación utilizados fueron descriptivo y proyectivo. Los sujetos encuestados fueron los siguientes: cuatro profesionales en bibliotecología, cuatro estudiantes asistentes y una miscelánea todos del CIDCSO; las fuentes de información utilizadas fueron: los recursos de información impresos e instalaciones del CIDCSO, documentos, manuales, políticas, lineamientos, directrices, etc., sobre conservación creados en bibliotecas nacionales e internacionales, lineamientos y directrices de la ISO, la NBE, la UNESCO, la IFLA y diferentes autores especialistas en el tema. Por último, las técnicas que se utilizaron para la recolección de datos fueron la entrevista, la observación y el análisis de contenido. Los resultados obtenidos son los siguientes: con respecto a la situación actual, se indica que no es adecuada la forma en que se almacenan las colecciones y las estanterías no son las aptas para almacenarlas, la infraestructura del CIDCSO presenta hongos en las paredes internas-izquierdas donde se ubican los estantes móviles y en ciertas partes del piso debajo de las plantas naturales, las ventanas están cerradas permanentemente y no existe el aire acondicionado, así como tampoco los sistemas de seguridad en puertas y ventanales, la miscelánea considera que el proceso de limpieza que utiliza es el adecuado. En relación con las causas de deterioro, los RII se apilan unos encima de otros en los anaqueles por falta de espacio, las estanterías son de madera y presentan roedores e insectos como termitas, cucarachas, arañas, ratones, hormigas y moscos, los RII tienen manchas, agrietamientos, desencuadernación, corrosión, acidez y oxidación a causa de elementos metálicos tales como clips, prensas y grapas, de igual manera, usan adhesivos, resaltadores y bolígrafos. El CIDCSO no tiene lineamientos de conservación propios y no consultan los creados por instituciones nacionales e internacionales, los funcionarios no realizan la restauración de RII y no se capacitan sobre como conservar correctamente, pues ignoran las causas y sus deterioros. Así mismo, no orientan a la población usuaria sobre los cuidados que conlleva un impreso dañado y las consecuencias de deteriorarlo completamente. El CIDCSO no le entrega a la miscelánea una guía sobre cómo realizar la limpieza de RII, estanterías e infraestructura en general. Entre las conclusiones se destaca el papel importante que cumple el CIDCSO dentro de la UNA, porque rige como depósito documental, almacena gran parte de las publicaciones que se realizan en los diferentes departamentos y que se relacionan con las temáticas, así como algunos ejemplares producidos a nivel nacional e internacional. En las colecciones se observan nidos y excremento de ratones, específicamente, en las cajas especiales para el almacenamiento, también las cucarachas, arañas y hormigas se hacen presentes por las plantas naturales que se exhiben encima de las estanterías y los residuos de alimentos que se depositan en los basureros. El espacio físico no es el adecuado para el almacenaje de las colecciones, porque es pequeña la infraestructura para la gran cantidad de documentos que tienen procesados, esto implica que las estanterías estén muy pegadas una de otra. No contratan los servicios profesionales de fumigación, ya que algunos anaqueles son poco consultados y los roedores se aprovechan de la tranquilidad y suciedad para anidar, pues los funcionarios no revisan constantemente las estanterías para ver anomalías en el orden y aseo de estas. Las recomendaciones enfatizan las siguientes acciones: la importancia de ampliar la infraestructura del CIDCSO para poder adquirir gran cantidad de estanterías metálicas, que ayuden a almacenar los documentos que se encuentran apilados y a la vez sustituyan a los anaqueles de madera, con el fin de liberar espacios y mantener todo el acervo bibliográfico en un mismo espacio físico. Se recomienda adquirir los equipos necesarios que ayuden a controlar o minimizar el caos en caso de un desastre, para salvaguardar los RII de la mejor manera. Además, es recomendable elaborar en formato digital e impreso un plan de actuación ante emergencias naturales y humanas para los funcionarios y población usuaria.The Social Sciences Documentary Information Center (CIDCSO) was defined as the unit in charge of housing information relevant to the Social Sciences, to support research and offer a service in accordance with the current and future needs of the academic work of the National University (UNA), since it stores 44,600 printed information resources (RII) in its bibliographic collection. Currently, the CIDCSO has a total of five collections, the documents are stored on shelves, where there are different causes that contribute to generate deterioration in these. Due to the above mentioned, there is a need to develop a proposal for CIDCSO's RII to have the necessary guidelines for their conservation. The purpose of this research is to demonstrate the importance of guaranteeing the useful life of the RII for a longer period of time, through actions that help to prolong their protection and that can be used to generate new knowledge and local, national and international research, in order to favor university activities. In addition, it seeks to encourage CIDCSO officials about the benefits that printed documentation can have if the criteria proposed are applied, according to previous knowledge related to conservation. The objectives that constitute this research are the following: number one is to diagnose the current situation of the Documentary Information Center of Social Sciences of the National University, Costa Rica, in terms of infrastructure, storage and maintenance of printed information resources, for which we proceeded to know how the CIDCSO is currently based on storage, infrastructure and maintenance. The second objective is to identify the causes that generate deterioration to the printed information resources of the Documentary Information Center of Social Sciences of the National University, Costa Rica, according to the knowledge about the bad actions that are carried out in storage, infrastructure and maintenance, in order to correct them through guidelines for the conservation of printed information resources that are defined based on the results obtained. This research presents a mixed approach, the types of research used were descriptive and projective. The subjects surveyed were the following: four professionals in librarianship, four assistant students and one miscellaneous, all from CIDCSO; the sources of information used were: the printed information resources and facilities of CIDCSO, documents, manuals, policies, guidelines, directives, etc., on conservation created in national and international libraries, guidelines and directives from ISO, NBE, UNESCO, IFLA and different authors specialized in the subject. Finally, the techniques used for data collection were interview, observation and content analysis. The results obtained are as follows: with respect to the current situation, it is indicated that the way in which the collections are stored is not adequate and the shelves are not suitable for storing them, the infrastructure of CIDCSO has fungus on the internal walls-left where the mobile shelves are located and in certain parts of the floor under the natural plants, the windows are permanently closed and there is no air conditioning, nor security systems on doors and windows, the miscellany considers that the cleaning process it uses is adequate. Regarding the causes of deterioration, the IIR are stacked on top of each other on the shelves due to lack of space, the shelves are made of wood and have rodents and insects such as termites, cockroaches, spiders, mice, ants, and flies, the IIR have stains, cracks, unbinding, corrosion, acidity, and oxidation due to metal elements such as paper clips, presses, and staples, and they also use adhesives, highlighters, and pens. The CIDCSO does not have its own conservation guidelines and does not consult those created by national and international institutions, the staff does not carry out the restoration of RII and is not trained on how to conserve correctly, as they ignore the causes and their deterioration. Likewise, they do not provide guidance to the user population on how to care for damaged printed material and the consequences of its complete deterioration. The CIDCSO does not provide the miscellaneous with a guide on how to clean the RII, shelves and infrastructure in general. Among the conclusions, the important role played by the CIDCSO within the UNA stands out, because it serves as a documentary depository, stores a large part of the publications produced in the different departments and related to the topics, as well as some copies produced at the national and international level. Mice nests and excrement can be observed in the collections, specifically in the special storage boxes; cockroaches, spiders and ants are also present in the natural plants displayed on the shelves and food residues are deposited in the trash cans. The physical space is not adequate for the storage of the collections, because the infrastructure is small for the large amount of documents processed, which means that the shelves are very close to each other. Professional fumigation services are not contracted, since some shelves are rarely consulted and rodents take advantage of the tranquility and dirt to nest, since the staff does not constantly check the shelves for anomalies in their order and cleanliness. The recommendations emphasize the following actions: the importance of expanding CIDCSO's infrastructure in order to acquire a large number of metal shelves to help store the documents that are stacked and at the same time replace the wooden shelves, in order to free up space and keep the entire bibliographic collection in the same physical space. It is recommended that the necessary equipment be acquired to help control or minimize chaos in the event of a disaster, in order to safeguard the IIR in the best possible way. In addition, it is recommended that a plan of action in case of natural and human emergencies be prepared in digital and printed format for staff and users.