Propuesta del plan táctico para el fortalecimiento de capacidades de la Dirección de Gestión de la Dirección de CEN-CINAI

Abstract

La Dirección Nacional de CEN CINAI constituye una institución tan amplia e integral en la prestación de sus servicios, que sólo por medio del apoyo de grandes actores, recursos sociales, políticos y económicos, se vuelve posible. En el año 2010, se promulga la Ley 8809 Ley de la Creación de la Dirección Nacional de Centros de Educación y Nutrición y Centros Infantiles de Atención Integral, en la que se establece como órgano con desconcentración mínima, adscrito al Ministerio de Salud, motivo por el cual, cambia su estructura, adquiriendo la responsabilidad de administrar todos los recursos que se le otorgan, siendo estos humanos, financieros, materiales y de servicio. Por lo tanto, se plantea la presente investigación a fin de analizar la gestión operativa y estructura de la Dirección de Gestión para ubicar las brechas que afectan la sincronía, armonía e integración de sus partes y proponer un conjunto de soluciones estratégicas. La investigación es de tipo cualitativa en la que se describe la estructura organizacional, sus funciones y actividades principales, los actores que intervienen en los procesos, su nivel de involucramiento y la opinión de los clientes internos sobre la forma en que la Dirección de Gestión, realiza su trabajo. Todo lo anterior permite establecer las fortalezas y debilidades, así como las oportunidades de mejora y las amenazas que se le presentan. Las tres vertientes del Triángulo Estratégico de Michael Moore permiten estudiar las distintas capacidades que tiene la Dirección de Gestión: Valor público: Capacidad estratégica y Capacidad de generar bien común. Legitimidad: Capacidad de aprendizaje y Capacidad de auto-regulación. Capacidad operativa: Capacidad Organizativa y Capacidad Empresarial .Se recurre al uso de técnicas como la revisión documental, observación directa, encuestas aplicadas y el MACTOR para determinar los niveles de influencia y dependencias de los actores, que permiten abordar con detalle y mayor cobertura el conocimiento deseado de su jerarquía, sector y cultura organizacional con que opera para sus beneficiarios. Estas herramientas facilitan la obtención de los resultados necesarios para proponer como objetivo general, formular un plan táctico para el fortalecimiento de capacidades de la Dirección de Gestión de la Dirección Nacional de CEN CINAI, adaptado a sus necesidades y requerimientos, y consecuentemente para la Dirección Nacional de CEN CINAI. La Dirección de Gestión forma parte de un gran sistema en el que las acciones requieren ser alcanzadas con óptimos resultados para lograr el impacto y transformación deseados. La articulación y vinculación de sus tres niveles: nacional, regional y local, facilita el adecuado funcionamiento de su operación. La búsqueda de la estandarización de los conocimientos, la fluidez, facilidad y oportunidad de la comunicación, son fundamentos para establecer un alto rendimiento en sus tareas y actividades. El control de cada unidad, área, proceso y de las partes involucradas facilita un esquema claro, objetivo y actualizado de los aspectos clave que se necesitan para que la organización alcance sus metas y objetivos, direccionando los esfuerzos con el objeto de maximizar los resultados. Es debido a las necesidades y oportunidades de mejora de la Dirección de Gestión, de sus niveles jerárquicos, unidades organizativas, Direcciones Regionales y Comités, que se hace pertinente brindar una propuesta que sea eficaz, aplicable y apropiada de acuerdo a sus objetivos institucionales. La propuesta de Plan Táctico, se realiza desde varios puntos de vista. Uno de ellos es la utilización de la “gestión de conocimiento” para que los colaboradores lo adopten y logren utilizarlo en la realización de sus actividades laborales. Este debe ser constante y estructurado. Lo que lleva al segundo punto, en el que cada capacitación sea pensada, elaborada con anterioridad y con una estructura estandarizada, en la que se contemple no sólo lo que se desea enseñar, sino cómo los funcionarios van a aplicarlo en sus funciones. El tercer punto, se refiere a la utilización de una herramienta sencilla para confeccionar Mapas de Procesos. Esta herramienta está adaptada a la cadena de valor propuesta en el Marco Conceptual y Estratégico para el fortalecimiento de la Gestión para Resultados en el Desarrollo en Costa Rica. La cadena de valor involucra la creación de indicadores para el alcance de resultados, así como el efecto y el impacto que se desee alcanzar con cada actividad que se plasme en el Mapa de Procesos. Complementa el Mapa de Procesos, una propuesta de Modelo de Comunicación, en el que figura qué se comunica, cómo, cuándo, a quién, el responsable de hacerlo y la frecuencia o momento de la comunicación. Lo anterior permite la fluidez de la información y la organización de las actividades. Es debido a las necesidades y oportunidades de mejora de la Dirección de Gestión, de sus niveles jerárquicos, unidades organizativas, Direcciones Regionales y Comités que se hace pertinente brindar una propuesta que sea eficaz, aplicable y apropiada de acuerdo a sus objetivos institucionales.The National Directorate of CEN CINAI is such a broad and comprehensive institution in the provision of its services that it is only possible through the support of major stakeholders and social, political, and economic resources. In 2010, Law 8809, the Law Creating the National Directorate of Education and Nutrition Centers and Comprehensive Child Care Centers, was enacted, establishing it as an agency with minimal decentralization, attached to the Ministry of Health. Consequently, its structure changed, and it assumed responsibility for managing all the resources allocated to it, including human, financial, material, and service resources. Therefore, this research aims to analyze the operational management and structure of the Directorate of Management in order to identify gaps that affect the synchronization, harmony, and integration of its parts and to propose a set of strategic solutions. This qualitative research describes the organizational structure, its main functions and activities, the actors involved in the processes, their level of involvement, and the opinions of internal clients regarding how the Management Department performs its work. This allows for the identification of strengths and weaknesses, as well as opportunities for improvement and threats. The three pillars of Michael Moore's Strategic Triangle facilitate the study of the Management Department's various capabilities: Public Value: Strategic capacity and capacity to generate common good. Legitimacy: Learning capacity and capacity for self-regulation. Operational Capacity: Organizational capacity and entrepreneurial capacity. Techniques such as document review, direct observation, applied surveys, and the MACTOR framework are used to determine the levels of influence and dependencies of the actors. This allows for a more detailed and comprehensive understanding of the department's hierarchy, sector, and organizational culture as it operates for its beneficiaries. These tools facilitate obtaining the necessary results to propose, as a general objective, the formulation of a tactical plan for strengthening the capacities of the Management Directorate of the National Directorate of CEN CINAI, adapted to its needs and requirements, and consequently for the National Directorate of CEN CINAI. The Management Directorate is part of a larger system in which actions must be achieved with optimal results to attain the desired impact and transformation. The articulation and linkage of its three levels—national, regional, and local—facilitates the proper functioning of its operations. The pursuit of standardized knowledge, and the fluidity, ease, and timeliness of communication, are fundamental to establishing high performance in its tasks and activities. The control of each unit, area, process, and the parties involved facilitates a clear, objective, and up-to-date framework of the key aspects needed for the organization to achieve its goals and objectives, directing efforts to maximize results. It is due to the needs and opportunities for improvement within the Management Directorate, its hierarchical levels, organizational units, Regional Directorates, and Committees that it is pertinent to offer a proposal that is effective, applicable, and appropriate according to its institutional objectives. The proposed Tactical Plan is approached from several perspectives. One of these is the use of "knowledge management" so that employees adopt it and can effectively use it in their work activities. This must be consistent and structured. This leads to the second point, in which each training session is planned and developed in advance, with a standardized structure that considers not only what is to be taught but also how employees will apply it in their roles. The third point refers to the use of a simple tool for creating Process Maps. This tool is adapted to the value chain proposed in the Conceptual and Strategic Framework for Strengthening Results-Based Management in Development in Costa Rica. The value chain involves creating indicators to measure results, as well as the desired effect and impact of each activity outlined in the Process Map. Complementing the Process Map is a proposed Communication Model, which specifies what is communicated, how, when, to whom, who is responsible, and the frequency or timing of the communication. This facilitates the flow of information and the organization of activities. It is due to the needs and opportunities for improvement of the Management Directorate, its hierarchical levels, organizational units, Regional Directorates and Committees that it is pertinent to provide a proposal that is effective, applicable and appropriate according to its institutional objectives.