Implementación de una plataforma digital de gestión documental basada en normas nacionales e internacionales para la normalización del ciclo de vida de los documentos en las instancias administrativas de Rectoría Adjunta de la Universidad Nacional Costa Rica

Abstract

El presente proyecto pretende ser un apoyo en los procesos de gestión documental que hay actualmente en el área de Rectoría Adjunta de la Universidad Nacional Costa Rica, específicamente, en el soporte de los flujos de trabajo y gestión de documentos generados por los Planes de fortalecimiento y estabilidad académica (PFESA). A partir de un análisis previo del estado del arte de la gestión documental de la organización, así como un estudio de las herramientas que se encuentran en el mercado y de las mejores prácticas, se realiza la elaboración de una plataforma tecnológica basada en normas nacionales, internacionales e institucionales que apoyen los procesos de gestión de documentos en todo su ciclo de vida dentro de este departamento. Los planes de fortalecimiento y estabilidad académica siguen un flujo de trabajo en donde se involucran diversas instancias: Unidades académicas, Consejos académicos por unidad, Asambleas de unidad, Consejos de facultad, APEUNA y Rectoría Adjunta. Cada uno de estos departamentos, tienen la función de aprobar, rechazar, editar y dar las observaciones respectivas para que el plan pueda escalar dentro del flujo. Una vez que todas las instancias aprueban el plan generado, el documento sale del flujo de trabajo como finalizado.

This project aims to be a support in the document management processes that currently exist in the Deputy Rectory area of ​​the National University Costa Rica, specifically, in the support of workflows and document management generated by the Strengthening Plans and academic stability (PFESA). Based on a prior analysis of the state of the art of the organization's document management, as well as a study of the tools found in the market and of the best practices, a technological platform based on national standards is developed, international and institutional organizations that support document management processes throughout their life cycle within this department. The plans for strengthening and academic stability follow a workflow in which various instances are involved: Academic Units, Academic Councils by Unit, Unit Assemblies, Faculty Councils, APEUNA, and Deputy Rectory. Each of these departments have the function of approving, rejecting, editing and giving the respective observations so that the plan can escalate within the flow. After all instances approve the generated plan, the document exits the workflow as finished.