Diseño de un manual descriptivo de puestos para la gestión del talento humano, de los proyectos que gestiona la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida, en el período comprendido entre agosto 2023 a junio 2024

Abstract

El problema de la investigación se centra en la construcción de una guía estandarizada de puestos y perfiles para los proyectos que maneja la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida, son de suma importancia para encaminar la gestión de los recursos humanos fomentando la adecuada asignación del personal. En el caso de los proyectos de esta Escuela (en adelante, CIEMHCAVI) es necesaria una estructuración permanente que contenga roles y tareas de cada puesto, ya que no existe un documento formal específico para esta instancia. La interrogante planteada es: ¿Cuáles elementos se deben considerar en el diseño de un manual descriptivo de puestos que propicien una adecuada gestión del talento humano, en los proyectos sociales que gestiona la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida? Como objetivo general, la investigación pretende analizar los elementos que deben considerarse en el diseño de un manual descriptivo de puestos y perfiles de trabajo, que propicien la mejora en la gestión del talento humano de los proyectos de acción remunerada externa de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida. Los objetivos específicos de la investigación se centran en describir la situación actual de la administración de los proyectos de la CIEMHCAVI, la identificación de funciones, requisitos, responsabilidades y cantidad de los puestos de trabajo de los proyectos de la CIEMHACAVI para su inclusión en el manual de puestos y determinar las competencias genéricas y transversales de cada puesto de trabajo para su incorporación en el diseño de los perfiles de puestos. Por otra parte, el objetivo de propuesta consiste en diseñar un manual descriptivo de puestos que apoye a la gestión de recursos humanos en la Escuela Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida, específicamente, en el área de proyectos PPAA. El modelo de análisis se divide en tres variables, las cuales comprenden la Administración de puestos de trabajo, las funciones, requisitos, responsabilidades y cantidad de los puestos de trabajo. Y, por último, las competencias genéricas y transversales de los puestos de trabajo. En el análisis de resultados, se encuentra que los coordinadores consideran aspectos como la naturaleza y objetivo del proyecto, los conocimientos técnicos y la disponibilidad de recursos para designar roles y responsabilidades. Además, estos son quienes establecen las funciones y requisitos de los puestos, limitando los requisitos al área académica. Para las contrataciones, se inclinan por incluir egresados de la carrera, por lo que no cuentan con métodos para seleccionar postulantes externos a la institución. Los trabajadores de los proyectos tienen claridad de las funciones que deben ejecutar en sus puestos de trabajo; sin embargo, estas actividades pueden variar a diario de acuerdo con las necesidades. Los perfiles de puestos existentes en la CIEMHCAVI para los Programas y Proyectos Académicos (en adelante, PPAA), no especifican ninguna competencia adicional al grado académico; si bien en los perfiles no se establecen las competencias con las que deben contar los postulantes, sí deben tener la disposición de desarrollar las habilidades blandas necesarias. Adicionalmente, los PPAA no cuentan con documentación por escrito que establezca las medidas a tomar para responder a los cambios que puedan surgir, incluyendo a los generados por los posibles ajustes de los objetivos del proyecto. Se concluye, en general, que no se cuenta con un documento formal que presente a detalle los puestos y perfiles requeridos para los proyectos; además, los perfiles que se requiere contratar se “construyen” de acuerdo con las necesidades del momento y, por lo general, existe la preferencia de contratar profesionales que han estado involucrados previamente con los proyectos. Por otra parte, los requisitos académicos que detallan los funcionarios y coordinadores coinciden en reconocer como principal requisito es el bachillerato universitario. Por otro lado, los proyectos no se apegan a alguna normativa de perfiles que considere o respalde la inclusión de competencias genéricas; asimismo, se identifica la carencia de estrategias para evaluar e integrar competencias en el proceso de contratación. En síntesis, se recomienda la confección de perfiles estandarizados que incluyan no solo requisitos académicos sino también habilidades, capacitaciones y conocimientos relevantes para todos los proyectos. Es recomendable, al asignar los puestos, considerar la afinidad y dominio de los roles por parte de los postulantes. Por último, se identifica la necesidad de la implementación de un registro documental con las especificaciones sobre competencias requeridas, capacitaciones para la identificación de competencias, así como se insta a los mismos a comunicar de manera oportuna las expectativas a los profesionales que son contratados. Al finalizar con el estudio, las investigadoras consideran necesario proponer un plan para la mejora del manual descriptivo de puestos que considere competencias genéricas y transversales, así como requisitos más detallados a los indicados en los perfiles actuales. Para ello, se indaga en los perfiles existentes en los PPAA con el objetivo de analizar los elementos que deben considerarse en el diseño de un manual descriptivo de puestos y perfiles. El objetivo general es diseñar un manual descriptivo de puestos que apoye a la gestión de recursos humanos en la Escuela Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida, específicamente el área de proyectos PPAA. La metodología propone la construcción de un manual que incluya competencias, requisitos, funciones y escalara salarial, de manera que se procede a incluir apartados que incluyan las competencias y habilidades necesarias para desempeñar el puesto, condiciones laborales, experiencia requerida, entre otros. El cronograma de implementación se puede llevar a cabo a partir del I ciclo de 2025; en este, cada coordinador será responsable de la implementación de la propuesta debido a que son quienes construyen los objetivos y necesidades de cada proyecto. El presupuesto del proyecto incluye los eventuales costos de contratar los dos puestos adicionales propuestos, los costos de implementación de la propuesta, retroalimentación y la futura actualización del instrumento. El costo de implementación es de ¢2.287.792,28; no obstante, es necesario recalcar que los costos una vez se haya realizado la implementación de la propuesta y de agregar los 2 puestos nuevos, van a aumentar en los costos por concepto de salario de esos dos nuevos puestos. Por su parte, se propone un plan de implementación de 4 fases, considerando las fases de Fase 1 Análisis de puestos. Fase 2 Diseño del manual. Fase 3. Implementación Y, por último, fase 4 Evaluación y actualización.

The research problem focuses on the construction of a standardized guide of positions and profiles for the projects managed by the School of Human Movement Sciences and Quality of Life, which are of utmost importance to guide the management of human resources by promoting the proper assignment of personnel. In the case of the projects of this School (hereinafter, CIEMHCAVI), a permanent structure containing roles and tasks for each position is necessary, since there is no specific formal document for this instance. The question posed is: What elements should be considered in the design of a descriptive manual of positions that promote adequate management of human talent in the social projects managed by the School of Human Movement Sciences and Quality of Life? As a general objective, the research aims to analyze the elements that should be considered in the design of a descriptive manual of positions and work profiles, which promote improvement in the management of human talent in the external paid action projects of the School of Human Movement Sciences and Quality of Life. The specific objectives of the research focus on describing the current situation of the administration of CIEMHCAVI projects, the identification of functions, requirements, responsibilities and number of jobs in CIEMHACAVI projects for their inclusion in the job manual and determining the generic and transversal competencies of each job for their incorporation in the design of job profiles. On the other hand, the objective of the proposal is to design a descriptive job manual that supports human resources management at the School of Human Movement Sciences and Quality of Life, specifically, in the area of ​​PPAA projects. The analysis model is divided into three variables, which include job administration, functions, requirements, responsibilities and number of jobs. And, finally, the generic and transversal competencies of the jobs. In the analysis of results, it is found that the coordinators consider aspects such as the nature and objective of the project, technical knowledge and availability of resources to designate roles and responsibilities. Furthermore, these are the ones who establish the functions and requirements of the positions, limiting the requirements to the academic area. For hiring, they are inclined to include graduates of the program, so they do not have methods to select candidates from outside the institution. Project workers are clear about the functions they must perform in their jobs; however, these activities can vary daily according to needs. The job profiles existing in CIEMHCAVI for Academic Programs and Projects (hereinafter, PPAA), do not specify any additional competencies to the academic degree; although the profiles do not establish the competencies that applicants must have, they must be willing to develop the necessary soft skills. Additionally, the PPAA do not have written documentation that establishes the measures to be taken to respond to changes that may arise, including those generated by possible adjustments to the project objectives. It is concluded, in general, that there is no formal document that presents in detail the positions and profiles required for the projects; Furthermore, the profiles that need to be hired are “built” according to the needs of the moment and, generally, there is a preference to hire professionals who have been previously involved with the projects. On the other hand, the academic requirements detailed by the officials and coordinators agree in recognizing that the main requirement is a university degree. On the other hand, the projects do not adhere to any profile regulations that consider or support the inclusion of generic competencies; likewise, the lack of strategies to evaluate and integrate competencies in the hiring process is identified. In summary, the creation of standardized profiles that include not only academic requirements but also skills, training and knowledge relevant to all projects is recommended. It is advisable, when assigning positions, to consider the affinity and mastery of the roles by the applicants. Finally, the need for the implementation of a documentary record with the specifications on required competencies, training for the identification of competencies, and urging them to communicate in a timely manner the expectations to the professionals who are hired is identified. At the end of the study, the researchers consider it necessary to propose a plan for the improvement of the descriptive manual of positions that considers generic and transversal competencies, as well as more detailed requirements than those indicated in the current profiles. To do this, the existing profiles in the PPAA are investigated with the objective of analyzing the elements that must be considered in the design of a descriptive manual of positions and profiles. The general objective is to design a descriptive manual of positions that supports human resources management in the School of Human Movement Sciences and Quality of Life, specifically the PPAA project area. The methodology proposes the construction of a manual that includes competencies, requirements, functions and salary scale, so that sections are included that include the competencies and skills necessary to perform the position, working conditions, required experience, among others. The implementation schedule can be carried out from the first cycle of 2025; in this, each coordinator will be responsible for the implementation of the proposal because they are the ones who build the objectives and needs of each project. The project budget includes the eventual costs of hiring the two additional proposed positions, the costs of implementing the proposal, feedback and the future update of the instrument. The implementation cost is ¢2,287,792.28; however, it is necessary to emphasize that the costs once the proposal has been implemented and the 2 new positions have been added, will increase in the costs for the salary of those two new positions. On the other hand, a 4-phase implementation plan is proposed, considering the phases of Phase 1 Job analysis. Phase 2 Manual design. Phase 3. Implementation And finally, phase 4 Evaluation and updating.