Tsunami Exercises on a Remote Basis: Costa Rican experiences

Abstract

As part of the guidelines to obtain the Tsunami Ready recognition from IOC/ UNESCO, the Pacific communities of Tamarindo and Uvita were required to perform a tsunami exercise. On the 16 March 2020 started in Costa Rica the lockdown because of the SARS-Cov2 virus. The measures correspond- ing to the lockdown have alternatively relaxed and tightened since then, but have implied telework for the University staff and the suspension of domestic trips. The National Emergency Commission (CNE), the Costa Rica disaster management office, suspended all gatherings that were not strictly necessary. Therefore, the tsunami exercises planned for both Tamarindo and Uvita were suspended. Despite all these limitations, it was possible to carry out remote table-top tsunami exercises with both communities, with representatives from SINAMOT participating in the video calls. In Tamarindo, the Community Emergency Committee (CCE in Spanish) met at a hotel in separate rooms, in this way the CCE was able to better control the exercise. In Uvita, each partici- pant was in a separate location, from where they participated in a group video call as well as individual telephone calls. Having the table-top exercises on a remote basis had some advantages: 1. it represented a more realistic scenario where the participants were not in the same room and had to make decisions on a remote basis. 2. It generated a better evaluation of the message dissemi- nated within the participants and of the technological capacities of the CCE in case of emergency. 3. It simplified the evaluation process, as all the mes- sages were recorded. Theoretically, the exercises completed the guidelines for both communities to become Tsunami Ready. However, Costa Rica National Tsunami Ready Board hasn’t been able to meet, as authorities from CNE belonging to this board are completely devoted to the sanitary emergency.Como parte de las directrices para obtener el reconocimiento Tsunami Ready de la COI / UNESCO, las comunidades del Pacífico de Tamarindo y Uvita debieron realizar un ejercicio de tsunami. El 16 de marzo de 2020 comenzó en Costa Rica el bloqueo por el virus SARS-Cov2. Las medidas correspondientes al encierro se han relajado y endurecido alternativamente desde entonces, pero han implicado el teletrabajo para el personal de la Universidad y la suspensión de los viajes domésticos. La Comisión Nacional de Emergencias (CNE), la oficina de gestión de desastres de Costa Rica, suspendió todas las reuniones que no eran estrictamente necesarias. Por lo tanto, se suspendieron los ejercicios de tsunami planeados tanto para Tamarindo como para Uvita. A pesar de todas estas limitaciones, fue posible realizar ejercicios de tsunami de mesa a distancia con ambas comunidades, con representantes del SINAMOT participando en las videollamadas. En Tamarindo, el Comité Comunitario de Emergencia (CCE) se reunió en un hotel en habitaciones separadas, de esta manera el CCE pudo controlar mejor el ejercicio. En Uvita, cada participante estaba en un lugar separado, desde donde participó en una videollamada grupal, así como en llamadas telefónicas individuales. Tener los ejercicios de mesa de forma remota tenía algunas ventajas: 1. Representaba un escenario más realista en el que los participantes no estaban en la misma sala y tenían que tomar decisiones de forma remota. 2. Se generó una mejor evaluación del mensaje difundido entre los participantes y de las capacidades tecnológicas de la CCE en caso de emergencia. 3. Simplificó el proceso de evaluación, ya que se registraron todos los mensajes. En teoría, los ejercicios completaron las pautas para que ambas comunidades se conviertan en Tsunami Ready. Sin embargo, la Junta Nacional de Listo para Tsunamis de Costa Rica no se ha podido reunir, ya que las autoridades de la CNE pertenecientes a esta junta están completamente dedicadas a la emergencia sanitaria.