Ejecución Presupuestaria como Método de Control Estratégico en la Empresa AB Consult durante los periodos 2022-2023

Abstract

Este trabajo final de graduación tuvo como propósito evaluar y proponer mejoras en la gestión financiera de AB Consult, una pequeña empresa costarricense con más de quince años de trayectoria dedicada a brindar capacitaciones, consultorías y a participar activamente en contrataciones públicas mediante el uso de la plataforma SICOP. La investigación surgió de la inquietud por fortalecer las prácticas de control presupuestario, dado que la empresa se enfrenta a un entorno cada vez más competitivo, donde la optimización de los recursos financieros y la planificación cuidadosa resultan fundamentales para sostener su rentabilidad y proyectar su crecimiento. Desde el planteamiento inicial, se propuso diseñar un presupuesto maestro como herramienta estratégica que permitiera a la empresa planificar de manera integral los ingresos, los gastos y las inversiones necesarias para alcanzar sus objetivos organizacionales. Sin embargo, a lo largo del proceso de investigación se evidenció que AB Consult presentaba particularidades operativas que hacían recomendable replantear esta idea. En especial, se identificó que la naturaleza de los proyectos adjudicados por licitación pública y la forma en que se generan los cobros y los pagos exigían contar primero con una herramienta más enfocada en la administración de la liquidez. Por esta razón, el proyecto evolucionó y se orientó finalmente hacia el diseño de un flujo de caja proyectado, que resultó más adecuado para las necesidades inmediatas de la empresa. Esta decisión respondió al hallazgo de que, aunque la empresa tenía claridad general sobre sus ingresos y costos, carecía de un sistema detallado que le permitiera anticipar de manera precisa sus entradas y salidas de efectivo y, por tanto, prever posibles periodos de tensión financiera. Para alcanzar los objetivos de la investigación se llevó a cabo un análisis riguroso de los procesos administrativos y financieros de AB Consult durante los periodos 2022 y 2023. El estudio combinó la revisión documental de los estados financieros, entrevistas con la gerente general y el equipo de trabajo, observación de los procesos operativos y un análisis comparativo con buenas prácticas identificadas en otras pequeñas y medianas empresas tanto en Costa Rica como en otros países de América Latina. Este enfoque permitió comprender las debilidades de la empresa, entre ellas la falta de un sistema que vinculara la planeación financiera con la ejecución real, las limitaciones en la asignación oportuna de recursos y la dificultad para evaluar el comportamiento histórico de sus finanzas. La herramienta diseñada consiste en un flujo de caja proyectado que integra en una hoja de cálculo las proyecciones de ingresos derivados de contratos adjudicados, junto con los egresos fijos y variables, incluyendo costos operativos, pagos a proveedores y obligaciones fiscales. Este flujo permite visualizar de manera mensual la disponibilidad de efectivo, identificar con anticipación periodos de déficit o superávit y tomar decisiones más informadas sobre prioridades de gasto, reservas de liquidez y nuevas inversiones. Además, el modelo incluye indicadores de control que facilitan el seguimiento de los resultados frente a lo planeado y la elaboración de escenarios alternativos ante cambios en el entorno. Más allá del desarrollo de esta herramienta, el trabajo hace evidente la relevancia de que las pequeñas empresas incorporen prácticas de control financiero que vayan más allá de la contabilidad básica. El caso de AB Consult refleja cómo una PYME que ha crecido con esfuerzo y constancia, y que ha logrado consolidarse en el mercado local, también puede experimentar dificultades para ordenar su información financiera y traducirla en decisiones estratégicas sostenibles. La investigación resalta que un flujo de caja proyectado no solo contribuye a una gestión más responsable de los recursos, sino que también sirve como un instrumento para reducir la incertidumbre, fortalecer la capacidad de negociación con proveedores y planificar con mayor claridad el desarrollo de nuevos proyectos. Asimismo, esta herramienta puede convertirse en un insumo importante para respaldar decisiones ante entidades financieras o clientes institucionales que demanden evidencia de una gestión ordenada. En síntesis, este trabajo evidencia que la flexibilidad y la capacidad de adaptar la propuesta original a la realidad concreta de la empresa fueron factores determinantes para lograr un resultado útil y pertinente. La experiencia de AB Consult demuestra que contar con instrumentos prácticos de planificación financiera no solo es una buena práctica, sino una condición esencial para la sostenibilidad y la competitividad en un entorno de negocios donde los márgenes de error son cada vez más reducidos.

This final graduation project aimed to evaluate and propose improvements to the financial management of AB Consult, a small Costa Rican company with over fifteen years of experience providing training, consulting services, and actively participating in public procurement through the SICOP platform. The research stemmed from a desire to strengthen budgetary control practices, given the company's increasingly competitive environment, where optimizing financial resources and careful planning are essential to maintaining profitability and projecting growth. From the initial premise, the proposal was to design a master budget as a strategic tool to enable the company to comprehensively plan the income, expenses, and investments necessary to achieve its organizational objectives. However, throughout the research process, it became evident that AB Consult had unique operational characteristics that made it advisable to reconsider this approach. Specifically, it was identified that the nature of the projects awarded through public bidding and the way in which collections and payments are generated required a tool more focused on liquidity management. For this reason, the project evolved and ultimately focused on designing a projected cash flow statement, which proved more suitable for the company's immediate needs. This decision stemmed from the finding that, while the company had a general understanding of its revenues and costs, it lacked a detailed system that would allow it to accurately anticipate its cash inflows and outflows and, therefore, foresee potential periods of financial strain. To achieve the research objectives, a rigorous analysis of AB Consult's administrative and financial processes was conducted during 2022 and 2023. The study combined a review of financial statements, interviews with the general manager and the team, observation of operational processes, and a comparative analysis with best practices identified in other small and medium-sized enterprises in Costa Rica and other Latin American countries. This approach allowed for an understanding of the company's weaknesses, including the lack of a system linking financial planning with actual execution, limitations in the timely allocation of resources, and the difficulty in evaluating the historical performance of its finances. The designed tool consists of a projected cash flow that integrates, in a spreadsheet, projected income from awarded contracts along with fixed and variable expenses, including operating costs, payments to suppliers, and tax obligations. This flow allows for monthly visualization of cash availability, early identification of deficit or surplus periods, and more informed decision-making regarding spending priorities, liquidity reserves, and new investments. Furthermore, the model includes control indicators that facilitate monitoring results against the plan and the development of alternative scenarios in response to changes in the environment. Beyond the development of this tool, the work highlights the importance of small businesses incorporating financial control practices that go beyond basic accounting. The AB Consult case study illustrates how an SME that has grown through hard work and perseverance, and has successfully established itself in the local market, can also struggle to organize its financial information and translate it into sustainable strategic decisions. The research highlights that a projected cash flow not only contributes to more responsible resource management, but also serves as a tool to reduce uncertainty, strengthen negotiation skills with suppliers, and plan the development of new projects more clearly. Furthermore, this tool can become an important input for supporting decisions before financial institutions or institutional clients who require evidence of sound management. In short, this work demonstrates that flexibility and the ability to adapt the original proposal to the company's specific circumstances were key factors in achieving a useful and relevant outcome. AB Consult's experience shows that having practical financial planning tools is not only a best practice, but an essential condition for sustainability and competitiveness in a business environment where margins for error are increasingly narrow.