Propuesta de plan de mejoramiento de los perfiles laborales del personal secretarial del circuito escolar 02 de la Dirección Regional de Educación Sarapiquí, con base en un análisis de brecha de las competencia secretariales esenciales para el período 2022-2023.

Abstract

La carrera de Administración de Oficinas es una disciplina de las Ciencias Sociales que transforma el Secretariado y la Gestión Educativa de las organizaciones. Esta carrera es importante porque a través de ella las empresas pueden contar con colaboradores capaces de dirigir eficientemente los recursos tecnológicos, las labores administrativas y la organización de la oficina. Como administradores de oficina se deben poseer ciertas competencias, habilidades, destrezas y actitudes para poder desempeñar puestos secretariales de forma efectiva. El propósito de la investigación es diseñar una propuesta de plan de mejora de las competencias secretariales esenciales del personal secretarial del Circuito Escolar 02 de la Dirección Regional de Educación Sarapiquí, con base en un análisis de brechas de los perfiles laborales, para la descripción del desempeño efectivo del puesto, así como de estándares de excelencia para los roles actuales y futuros, para el periodo 2022-2023. Para la elaboración de este trabajo se cuenta con 13 colaboradores pertenecientes al área secretarial del Circuito Escolar 02, a los cuales se le somete al estudio de sus competencias secretariales para la determinación de las oportunidades de mejora que tiene. Se realiza un diagnóstico de la situación actual de los perfiles laborales en función de las competencias secretariales esenciales por medio de cuestionarios y entrevistas que permiten recolectar la información necesaria. También, se evalúan las competencias secretariales mediante un análisis comparativo de los conocimientos, habilidades y actitudes y el perfil laboral ideal, para la determinación de las brechas presentes. Se detecto fortalezas en el dominio intermedio-avanzado de tareas básicas (gestión documental rutinaria, Microsoft Word, correo electrónico, atención al cliente y confidencialidad) y brechas especialmente en: diseño y depuración de sistemas de archivo, uso de funciones avanzadas de software (Microsoft Excel, Microsoft Teams, formularios), accesibilidad de la comunicación (técnicas de redacción, lenguaje técnico), manejo del estrés y precisión en la atención al cliente. Con base al nivel de dominio de competencias secretariales determinadas anteriormente se elabora una matriz de desarrollo interno de competencias que describe cual es la condición de la formación, capacitación, y entrenamiento de cada colaborador, con el fin de dar una sugerencia de mejora de brechas. Como resultado, se priorizaron estrategias de capacitación en gestión avanzada de archivos, formación en herramientas colaborativas y talleres de comunicación efectiva y manejo del estrés, con miras a mejorar el desempeño y la eficiencia del personal secretarial del circuito. Por último, se proporciona a la empresa sugerencias y recomendaciones de mejora para los perfiles laborales con respecto a las competencias secretariales esenciales, es decir un desarrollo de planes de acción o mejoramiento que ayude a las entidades a fomentar un desempeño eficiente en cada rol actual y futuro del personal secretarial.The Office Administration program is a discipline within the Social Sciences that redefines secretarial work and educational management in organizations. It plays a vital role by equipping organizations with professionals capable of efficiently managing technological resources, administrative operations, and overall office organization. Office administrators are expected to demonstrate a range of competencies, skills, and attitudes to perform secretarial functions effectively. This research aims to design a proposal for an improvement plan to strengthen the essential secretarial competencies of the staff in School Circuit 02 of the Sarapiquí Regional Directorate of Education. The proposal is grounded in a gap analysis of job profiles to describe effective job performance and establish standards of excellence for both current and future roles during the 2022–2023 period. The study involved 13 staff members from the secretarial team of Circuit 02, whose competencies were assessed to identify improvement opportunities. A diagnosis of the current job profiles was conducted through questionnaires and interviews, focusing on essential secretarial competencies. A comparative analysis was then performed to evaluate participants’ knowledge, skills, and attitudes against an ideal job profile, thereby identifying existing competency gaps. Strengths were found in intermediate to advanced proficiency in basic tasks such as routine document management, Microsoft Word, email communication, customer service, and maintaining confidentiality. However, significant gaps were identified in areas including the design and refinement of filing systems, use of advanced software tools (e.g., Microsoft Excel, Microsoft Teams, digital forms), communication accessibility (writing techniques, technical language), stress management, and precision in customer service. Based on the identified competency levels, an internal development matrix was created to evaluate each staff member’s current training, education, and coaching status, and to recommend targeted strategies for closing the identified gaps. As a result, training priorities were established in areas such as advanced file management, collaborative digital tools, and workshops on effective communication and stress management, ultimately aiming to enhance the performance and efficiency of the secretarial personnel.Finally, the study presents actionable recommendations to improve job profiles with respect to essential secretarial competencies, including the formulation of action and improvement plans to support institutions in promoting high-performance standards in current and future secretarial roles.