Sistema de apoyo administrativo para la Revista ABRA de la Facultad de Ciencias Sociales

Abstract

La función básica de quienes trabajan en una oficina es contribuir eficaz y eficientemente en las tareas de orientación, coordinación, además de innovar y facilitar el proceso administrativo. Este personal realiza tareas específicas como redactar documentos, coordinar las comunicaciones verbales, escritas y electrónicas, procesar la correspondencia, programar citas y atender público, coordinar reuniones, redactar, editar y cotejar documentos, y llevar controles administrativos, entre otros. En el mundo actual los avances tecnológicos y computacionales (hardware y software) han revolucionado los procesos de gestión de oficinas, mejorando la calidad de los resultados. En este sentido el personal de oficina (secretarias y administradores de oficina) deben estar al día con estos avances tecnológicos. Debe ser un personal capaz de utilizar estos recursos para el mejoramiento continuo de los procesos administrativos. En el caso de una revista científica como lo es ABRA, el personal de apoyo administrativo debe estar capacitado en el manejo de toda una serie de recursos que tienen que ver, por un lado con la gestión de la oficina y por el otro con la aplicación de programas relacionados con la edición y producción digital. El diagnóstico para la revista ABRA nos revela, que a pesar de los esfuerzos efectuados se requiere de un fortalecimiento en todos los procesos de gestión de la oficina. Este proyecto de graduación tiene como objetivo general: diseñar un sistema de procedimientos administrativos y de control de la oficina de la revista ABRA de la Facultad de Ciencias Sociales, con el propósito de mejorar las acciones de publicación y el desempeño en la oficina. Entre los objetivos específicos figuran: diseñar los procedimientos y controles necesarios para la selección, recepción y edición de los artículos de la revista ABRA; elaborar una estrategia de divulgación, canje, venta, y suscripción, para la revista; proponer un modelo que permita la realimentación de la versión digital de la revista ABRA, y diseñar un sistema de control para la organización de los archivos administrativos de la revista.

The basic function of those who work in an office is to contribute effectively and efficiently in the tasks of orientation, coordination, as well as innovating and facilitating the administrative process. These personnel perform specific tasks such as drafting documents, coordinating verbal, written and electronic communications, processing correspondence, scheduling appointments and attending to the public, coordinating meetings, drafting, editing and collating documents, and maintaining administrative controls, among others. In today's world, technological and computational advances (hardware and software) have revolutionized office management processes, improving the quality of results. In this sense, office personnel (secretaries and office administrators) must be up to date with these technological advances. They must be capable of using these resources for the continuous improvement of administrative processes. In the case of a scientific journal such as ABRA, the administrative support staff must be trained in the management of a whole series of resources that have to do, on the one hand, with office management and, on the other hand, with the application of programs related to editing and digital production. The diagnosis for the ABRA magazine reveals that, despite the efforts made, it is necessary to strengthen all the office management processes. This graduation project has as general objective: to design a system of procedures