Estrategia para la gestión de la cooperación proveniente del Programa de Voluntarios de la Agencia de Cooperación del Japón en la Dirección de Asuntos Internacionales y Cooperación del Ministerio de Educación Pública de Costa Rica

Abstract

El presente proyecto de graduación se orientó con el fin de generar una estrategia para fortalecer la gestión interna del Ministerio de Educación Pública (MEP) sobre el Programa de Voluntarios en el marco de la cooperación recibida desde la Agencia de Cooperación del Japón (JICA). Dicha estrategia fue desarrollada con el propósito de responder al reducido aprovechamiento de la oferta de cooperación proveniente de Japón, resaltando aspectos de mejora en el proceso de gestión, desde la solicitud de voluntarios, hasta la evaluación del proyecto. Lo anterior, con el fin de aumentar la participación de los centros educativos pertenecientes al MEP en el Programa y potenciar su gestión. El objetivo general del presente trabajo radica en diseñar una estrategia de gestión interna para la DAIC del MEP con respecto al Programa de Voluntarios de JICA. Asimismo, se establecieron cuatro objetivos específicos que delimitan la investigación: a) Identificar los procedimientos empleados actualmente para la ejecución y gestión del Programa; b) Examinar las fortalezas y debilidades de la gestión del Programa en las etapas respectivas del proceso; c) Proponer las acciones, plazos, procedimientos y objetivos operacionales que constituyan una estrategia para la gestión de cooperación provenientes del Programa; y d) Establecer los beneficios de la implementación de una estrategia para la gestión de flujos de cooperación provenientes del Programa. La estrategia desarrollada con base en la recolección, sistematización y análisis de la información primaria y secundaria sobre la gestión interna del Programa se orienta en tres ejes clave: a) difusión interna desde el MEP, b) eficacia de la gestión del Programa a nivel MEP y desde los centros educativos que solicitan voluntarios, y, c) sostenibilidad de resultados obtenidos a través del Programa. La estrategia incluye productos elaborados para facilitar la gestión, tales como documentos de centralización de información, guías para el llenado de formularios de cooperación para la solicitud de voluntarios desde los centros educativos y para el establecimiento de objetivos específicos medibles, alcanzables y temporalmente definidos para dichas solicitudes. Adicionalmente, se delimitan acciones para la sostenibilidad de la estrategia en el tiempo, tomando en cuenta la adaptabilidad de la misma desde el MEP posterior a su entrega sin requerir uso de recursos adicionales a los que se encuentranactualmente dotados al Programa de Voluntarios desde el Sector Bilateral de la DAIC y los centros educativos. Dentro de las principales conclusiones se encuentra la importancia del Programa de Voluntarios de JICA en la transferencia de conocimientos en los centros educativos del MEP, las dificultades enfrentadas por los centros educativos para el proceso de solicitud de voluntarios debido a desconocimiento sobre el Programa o el llenado del formulario de cooperación, retos para la gestión frente al limitado recurso humano y monetario desde el MEP y la carencia de procesos establecidos para el monitoreo y evaluación de la gestión interna del Programa de Voluntarios desde el MEP. Se concluye que la estrategia brinda hallazgos y herramientas de utilización inmediata para potenciar dicha gestión interna, así como la adaptación futura de la estrategia y sus productos.Este trabajo final de graduación es sustentado por María Gabriela Párraga Espinoza y María José Sánchez Varela, bajo la responsable académica María Fernanda García Carrillo.

This graduation project was aimed at generating a strategy to strengthen the internal management of the Ministry of Public Education (MEP) on the Volunteer Program within the framework of the cooperation received from the Japan International Cooperation Agency (JICA). This strategy was developed with the purpose of responding to the reduced use of the offer of cooperation from Japan, highlighting aspects of improvement in the management process, from the request for volunteers to the evaluation of the project. The above, in order to increase the participation of educational centers belonging to the MEP in the Program and strengthen its management. The general objective of this work is to design an internal management strategy for the MEP's DAIC with respect to the JICA Volunteer Program. Four specific objectives were also established to delimit the research: a) Identify the procedures currently used for the implementation and management of the Program; b) Examine the strengths and weaknesses of the Program's management in the respective stages of the process; c) Propose actions, deadlines, procedures and operational objectives that constitute a strategy for the management of cooperation flows from the Program; and d) Establish the benefits of implementing a strategy for the management of cooperation flows from the Program. The strategy developed based on the collection, systematization and analysis of primary and secondary information on the internal management of the Program is oriented in three key areas: a) internal dissemination from the MEP, b) effectiveness of the Program management at the MEP level and from the schools that request volunteers, and c) sustainability of results obtained through the Program. The strategy includes products developed to facilitate management, such as documents for centralizing information, guides for filling out cooperation forms for requesting volunteers from schools and for establishing specific measurable, achievable and temporally defined objectives for such requests. Additionally, actions are defined for the sustainability of the strategy over time, taking into account the adaptability of the strategy from the MEP after its delivery without requiring the use of additional resources to those currently provided to the Volunteer Program from the Bilateral Sector of the DAIC and the educational centers. Among the main conclusions are the importance of the JICA Volunteer Program in the transfer of knowledge in the educational centers of the MEP, the difficulties faced by the educational centers for the volunteer application process due to lack of knowledge about the Program or the filling out of the cooperation form, challenges for management in the face of limited human and monetary resources from the MEP and the lack of established processes for monitoring and evaluation of the internal management of the Volunteer Program from the MEP. It is concluded that the strategy provides findings and tools for immediate use to enhance such internal management, as well as the future adaptation of the strategy and its products.This final graduation work is supported by María Gabriela Párraga Espinoza and María José Sánchez Varela, under the academic responsibility of María Fernanda García Carrillo.