Automatización del proceso de seguimiento del teletrabajo en el Banco Popular y de Desarrollo Comunal mediante un Sistema de Flujos de Trabajo y el uso de Firma Digital

Abstract

El Banco Popular y de Desarrollo Comunal posee un plan en el cual desea habilitar a su personal la opción de laborar bajo la modalidad de teletrabajo. Sin embargo, el plan no se ha implementado, debido a que no cuentan con un sistema de información automatizado para la gestión del proceso, principalmente para la asignación de metas y resultados, así como también que apoye a la gestión en la obtención de indicadores asociados a ésta modalidad laboral. Por lo tanto, por medio del presente proyecto se propuso al Banco Popular y de Desarrollo Comunal la herramienta tecnológica llamada Sistema de Seguimiento del Teletrabajo, la cual por medio de flujos de trabajo diseñados con base en el Modelo y Notación de Procesos de Negocio (en inglés Business Process Model and Notation, o BPMN) y el uso de la tecnología de firma digital, mejora el control y seguimiento de la Dirección de Capital Humano con respecto a las tareas asignadas por las jefaturas y el cumplimiento de metas del personal en teletrabajo. Una vez construido y probado el Sistema, la propuesta fue validada por medio de la ejecución de un piloto el cual inició el 19 de noviembre del 2015 y finalizó el 29 de enero del 2016. En éste piloto participaron activamente 18 usuarios, de los cuales comprendían 10 jefaturas y 8 subordinados pertenecientes a la Dirección Capital Humano, la Dirección Banca Empresarial y Corporativa y la Dirección Gestión Riesgo Corporativo. Se registraron un total de 39 tareas asignadas de las cuales todas se ejecutaron en los flujos de trabajo según lo esperado. El 31 de marzo del 2016 el proyecto es finalizado, cumpliendo a cabalidad cada uno de los objetivos según lo planificado. La estrategia utilizada se considera efectiva puesto que se cumplieron los objetivos propuestos y se cuenta con un aplicativo maduro y depurado, que realiza de manera correcta las funcionalidades implementadas y cumple con las necesidades del negocio establecidas como prioridad con relación al proceso de teletrabajo.

Banco Popular y de Desarrollo Comunal has a plan in which it wishes to enable its staff the option of working from home. However, the plan has not been implemented, because they do not have an automated information system for the management of the process, mainly for the assignment of goals and results, as well as to support management in obtaining associated indicators. to this type of work. Therefore, through this project, the technological tool called Telework Monitoring System was proposed to Banco Popular y de Desarrollo Comunal, which through workflows designed based on the Business Process Model and Notation (in English Business Process Model and Notation, or BPMN) and the use of digital signature technology, improves the control and monitoring of the Human Capital Department with respect to the tasks assigned by the headquarters and the fulfillment of goals of the personnel in teleworking. Once the System was built and tested, the proposal was validated through the execution of a pilot which began on November 19, 2015 and ended on January 29, 2016. In this pilot, 18 users actively participated, including 10 managers and 8 subordinates belonging to the Human Capital Department, the Business and Corporate Banking Department and the Corporate Risk Management Department. A total of 39 assigned tasks were recorded, all of which executed in the workflows as expected. On March 31, 2016, the project is completed, fully meeting each of the objectives as planned. The strategy used is considered effective since the proposed objectives were met and there is a mature and refined application that correctly performs the implemented functionalities and meets the business needs established as a priority in relation to the teleworking process.