Análisis de los procesos administrativos en la gestión documental para el mejoramiento de la eficiencia y productividad en la Oficina Regional de Acueductos Comunales, Región Brunca, durante el periodo 2024

Abstract

El trabajo final de graduación se centra en los procesos administrativos relacionados con la gestión documental en la Oficina Regional de Acueductos Comunales (ORAC) de la Región Brunca. El objetivo principal es proponer mejoras que permitan incrementar la eficiencia y productividad de la ORAC, garantizando así un servicio de calidad a las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales (ASADAS). La investigación responde a los principales retos que enfrenta esta oficina, como la limitación de recursos humanos, procedimientos administrativos ineficientes y el aumento constante en el volumen de requerimientos. Para llevar a cabo el estudio, se utilizó un enfoque cualitativo descriptivo-explicativo. fundamentado por revisiones bibliográficas realizadas en internet, libros y revistas, así como entrevistas al personal de la ORAC y cuestionarios aplicados a la Federación de ASADAS. Los datos recolectados permitieron identificar varias áreas de mejora. Estas incluyen la necesidad de priorizar tareas, avanzar en la digitalización y organización de documentos, reforzar la seguridad documental, garantizar el cumplimiento normativo y estructurar el sistema documental institucional que ocasionan la pérdida de información, tiempos de respuesta prolongados y dificultades para atender solicitudes de manera oportuna. El análisis también reveló que, aunque la ORAC emplea herramientas tecnológicas, existen vacíos significativos en la digitalización y la organización de documentos, lo que impacta directamente en la calidad del servicio que se brinda. Por lo tanto, resulta imprescindible optimizar y estandarizar los procesos administrativos para reducir estas brechas. Con base en este diagnóstico, se diseñó un plan de acción que integra las necesidades identificadas durante la investigación y las opiniones del personal de la ORAC sobre los desafíos que enfrentan. Este plan tiene como propósito principal alinear las prácticas de gestión documental con los objetivos institucionales, buscando garantizar un servicio eficiente y de calidad a las comunidades rurales de la Región Brunca. El plan de acción está enfocado en tres áreas clave: la mejora de los procesos internos, el fortalecimiento de la gestión documental y la implementación de estrategias específicas, como la digitalización integral de los documentos, el cumplimiento de la normativa vigente y el aumento de la seguridad documental.

The final graduation project focuses on the administrative processes related to document management at the Regional Office of Community Aqueducts (ORAC) in the Brunca Region. The main objective is to propose improvements that will increase the efficiency and productivity of the ORAC, thus ensuring quality service to the Community Aqueduct and Sewerage System Management Associations (ASADAS). The research addresses the main challenges faced by this office, such as limited human resources, inefficient administrative procedures, and the constant increase in the volume of requests. To carry out the study, a qualitative descriptive-explanatory approach was used, based on bibliographic reviews conducted on the internet, in books and magazines, as well as interviews with ORAC staff and questionnaires administered to the ASADAS Federation. The data collected identified several areas for improvement. These include the need to prioritize tasks, advance the digitization and organization of documents, strengthen document security, ensure regulatory compliance, and structure the institutional document system, which currently causes information loss, prolonged response times, and difficulties in responding to requests in a timely manner. The analysis also revealed that, although ORAC uses technological tools, there are significant gaps in the digitization and organization of documents, which directly impacts the quality of the service provided. Therefore, it is essential to optimize and standardize administrative processes to reduce these gaps. Based on this diagnosis, an action plan was designed that integrates the needs identified during the research and the opinions of ORAC staff on the challenges they face. The main purpose of this plan is to align document management practices with institutional objectives, seeking to guarantee an efficient and quality service to rural communities in the Brunca Region. The action plan focuses on three key areas: improving internal processes, strengthening document management, and implementing specific strategies, such as comprehensive document digitization, compliance with current regulations, and increased document security.