Automatización de flujos de trabajo y otras colaboraciones para trabajos en grupo a través de la tecnología de mensajería

Abstract

Un "flujo de trabajo" puede definirse como "cualquier tarea ejecutada en serie o en paralelo por dos o más miembros de un grupo de trabajo para alcanzar una meta en común", lo cual es una actividad diaria que se lleva a cabo en cualquier institución u organización. En la mayoría de los casos, encontramos que las instituciones implementan sus flujos de trabajo en forma manual y normalmente los pasos para completar la tarea requieren que los participantes revisen documentos y formularios. Una vez que el participante ha revisado y llenado la parte del formulario que le corresponde, manualmente le traslada estos a la persona encargada de ejecutar el siguiente paso. Al mantener control manual de los flujos de trabajo, la adminsitración incurre en problemas tales como alta dependencia de los papeles, mayor dedicaación de tiempo del personal a las labores de seguimiento, mayor susceptibilidad a que los procesos se retrasen, pérdida del control al no poder identificar el estado de un proceso y dificultad para medir efectivamente el tiempo y el costo del proceso. Con el aventamiento de las computadoras personales, las redes de telecomunicaciones y el correo electrónico, se presentan oportunidades para que las instituciones automaticen los flujos de trabajo, a través del remplazo de los papeles por formas electrónicas inteligentes y de esta manera aprovechar la tecnología de la mensajería electrónica para realizar estas labores de manera efectiva y eficiente.

A "workflow" can be defined as "any task executed in series or in parallel by two or more members of a working group to achieve a common goal", which is a daily activity carried out in any institution or organization. In most cases, we find that institutions implement their workflows manually and typically the steps to complete the task require participants to review documents and forms. Once the participant has reviewed and filled out the corresponding part of the form, he manually transfers these to the person in charge of executing the next step. By maintaining manual control of workflows, the administration incurs problems such as high dependence on papers, greater dedication of staff time to follow-up tasks, greater susceptibility to processes being delayed, loss of control due to not being able to identify the status of a process and the difficulty of effectively measuring the time and cost of the process. With the advancement of personal computers, telecommunications networks, and e-mail, opportunities arise for institutions to automate workflows, by replacing paper with intelligent electronic forms, and in this way taking advantage of the technology of communication. electronic messaging to perform these tasks effectively and efficiently.